Scanner News und Know-how
1. Oktober 2019

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Bei all unseren Scannern lassen sich sämtliche Komponenten upgraden

Schlaue Hochleistungsscanner, die Prozesse anstoßen und bei denen sich Bauteilgruppen bei Bedarf upgraden lassen. Das verspricht Inotec. Ex-Geschäftsführer Peter Schnautz erklärt die Strategie des Unternehmens.

Künstliche Intelligenz ist aktuell ein heißes Thema. Wie schlau sind Ihre neuen Scanner?

Unsere Scanner nutzen keine Künstliche Intelligenz im klassischen Sinn. Sie versuchen also beispielsweise nicht, einen Prozess zu analysieren und ihn selbst zu verbessern. So etwas braucht Zeit und würde einen Hochleistungsscanner ausbremsen. Schlau sind unsere Scanner dennoch, denn wir kombinieren Elemente der Automatisierungstechnik.

Wie sieht eine solche Automatisierung konkret aus?

Es handelt sich dabei um Funktionen, die beispielsweise die Images im Gerät optimieren, Integritätsmerkmale prüfen, Dokumente physisch sortieren und den Weg der Belege steuern. Dies geschieht über unseren Eventmanager. Alles, was wir erkennen oder messen, kann als Auslöser für ein Event genutzt werden. Das Event ist eine Funktion oder ein Prozess, der ausgelöst wird.

Es handelt sich also um eine Zwei-Schritt-Strategie, bei der der Scanner die Vorarbeit für das Content Management übernimmt?

Ja. Der Scanner erkennt, ob er ein DIN A4- oder ein DINA5-Blatt verarbeitet, ob der Beleg korrekt ausgerichtet und das Dokument vollständig ist. Die erkannten Faktoren lösen bestimmte Events aus. Der Scanner legt beispielsweise die Dokumente auf Basis des erkannten Merkmals in bestimmten Verzeichnissen ab. Oder nehmen Sie Briefumschläge, die eine bestimmte Anzahl von Dokumenten erhalten. In einem ersten Schritt erkennt der Scanner einen Briefumschlag und wirft diesen über das hintere Ausgabefach aus. Danach startet er einen Zähler für die dazugehörigen Belege und befördert diese in ein bestimmtes Ablagefach. Der Scanner kann auch im Adressfeld einen Barcode erkennen und auf dieser Basis die Belege sortieren. Oder aber er druckt selbst einen Barcode auf die gescannten Belege. Über diesen lassen sich diese später leicht wieder finden. Dieser Barcode kann bis zu vier Zeilen hoch sein und hat eine maximale Auflösung von 1200 dpi. Alle diese Maßnahmen passieren vor dem Weiterleiten der Images an das Content Management-System.

Haben Sie dafür ein Praxisbeispiel?

Einer unserer Kunden ist ein Scan-Dienstleister, der für eine Internet-Apotheke Belege digitalisiert. Der Scanner erkennt Rezepte anhand der Größe des Belegs und sortiert diese in unterschiedliche Fächer. Zusätzlich wird ein Barcode auf das Rezept gedruckt, der zur eindeutigen Zuordnung der digitalen Daten dient.

Wie arbeiten die Kamera und Sensoren des Scanners mit der Workflow-Engine zusammen?

Sensoren haben die Aufgabe, den Papierfluss im Scanner zu kontrollieren. Weiterhin werden sie dazu eingesetzt, Belege zu vermessen und daraus Informationen zu erhalten. Die Sensoren erkennen beispielsweise die Beleggröße, und die Kamera liest einen Barcode ein. Damit alleine ist es aber nicht getan. Unsere Scanner enthalten auf dem Mainboard mehrere Prozessoren für die Daten- und Imageverarbeitung. Damit rücken wir schräg eingezogene Dokumente automatisch gerade, optimieren Kontrast und Helligkeit und erkennen Leerseiten. All das passiert bei uns direkt im Scanner. Andere Hersteller führen diese Schritte in einem angeschlossenen Rechner aus.

Bei einem übergreifenden Enterprise Content Management geht es darum, alle Kommunikationskanäle im Unternehmen zusammenzuführen. Übernimmt der Scamax-Scanner auch solche Funktionen?

Wir betrachten es nicht als unsere Aufgabe, Images mit Faxen oder E-Mails zusammenzuführen. Wir digitalisieren die analogen Belege schnell, sicher und zuverlässig in dem vom Anwender gewünschten Format. Dabei kann der Scanner die Dokumente zum Beispiel sortieren und vorstrukturieren oder Barcodes aufdrucken. Alle weiteren Schritte erledigt die Workflow-Engine des Dokumentenmanagement-Systems. Die nachgelagerten Systeme haben meist ihre eigene Capture-Engine und integrieren diese über die TWAIN-Schnittstelle oder über die Image and Scanner Interface Specification mit unserem Scanner.

Wenn es um die Archivierung geht, haben die meisten größeren Unternehmen dafür ein spezialisiertes System im Einsatz. Mit welchen Herstellern pflegt Inotec Partnerschaften?

Mit Dvelop arbeiten wir schon ganz lange zusammen, und auch mit ELO und Windream haben wir gemeinsame Projekte. Diese Unternehmen schnüren das Gesamtpaket aus Scanner und Dokumentenmanagement-System. Sie agieren als Generalunternehmen und geben uns im Projekt ein Pflichtenheft vor. Hinzu kommen Partnerschaften mit spezialisierten Systemintegratoren aus dem Bereich Capture und Input Management, die unsere Scanner in eine Gesamtlösung einbinden.

Mit einem Scanvolumen vom mehreren hundert Seiten pro Minute bedient der Scamax-Scanner idealerweise die Mitarbeiter in einem ganzen Unternehmen zentral. Ab welchem Volumen rechnet sich ein solches Gerät gegenüber einem Abteilungsscanner?

Hochleistungsscanner rechnen sich, wenn Sie eine Million Seiten pro Jahr oder mehrere tausend Seiten in ganz kurzer Zeit digitalisieren müssen. Ein weiterer Faktor in der Gesamtkostenrechnung ist die Arbeitszeit: Für einen zentralen Posteingang brauchen Unternehmen Mitarbeiter, die das Digitalisieren vorbereiten.

Welche Rolle spielt die Bildqualität?

Die Bildqualität ist für den Erfolg des Digitalisierens enorm wichtig. Je höher die Qualität des Images, desto besser ist die Texterkennung und desto weniger Zeit wird für die Nachbearbeitung benötigt. Schon eine Verschlechterung um wenige Zehntelprozent sorgt für einen hohen OCR-Aufwand oder macht das Ergebnis im Extremfall unbrauchbar.

IT-Technologie wandelt sich schnell. Auch in der Beleuchtung oder bei der Texterkennung. Sind hier nicht Einzelgeräte im Vorteil, weil sie sich schneller gegen Geräte mit der jüngsten Technologie austauschen lassen?

Das gilt nur dann, wenn sich in einem Gerät nichts mehr tut. Bei uns ist das anders. Wir sorgen immer dann für Upgrades, wenn zum Beispiel eine neue Kamera oder eine neue Elektronik dem Anwender deutliche Vorteile bringen. Wir haben inzwischen im eigenen Haus die achte Generation von Kameras entwickelt, und wir bauen diese in bestehende Scanner-Serien ein. Schon während eine Serie produziert wird, suchen wir nach marktfähigen Verbesserungen, mit denen wir die bestehenden Geräte zukünftig erweitern können.

Wechseln Ihre Kunden dann also alle paar Jahre die Bausteine ihrer Geräte aus?

Wir erledigen das auf Kundenwunsch. Einige Kunden haben Scanner, in denen bereits die dritte Kamerageneration verbaut ist. Wir konstruieren unsere Scanner immer so, dass auch wichtige Bausteine der nächsten Generation in die Geräte passen. Ein Upgrade führen wir aber nur dann durch, wenn es den Anwendern einen wirklichen Fortschritt bringt. Niemand würde schließlich einen neuen Motor in ein Auto einbauen, um zwei PS mehr zu bekommen.

Wie oft kommen solche Upgrades vor?

Oft wollen Kunden nach Ende der beispielsweise vierjährigen Abschreibungszeit ihr Gerät gegen ein neues austauschen. Auch dann, wenn kein Defekt vorliegt. So etwas widerspricht unserer Firmenphilosophie. In einem Unternehmen haben wir stattdessen bei 30 Scannern die Linex-Lampe durch eine LED-Beleuchtung ersetzt. Bei einer Versicherung haben wir ein Refurbishment vorgenommen und alles in den Geräten ausgetauscht, was sich bewegt. Die Kunden konnten ohne Änderung ihrer Prozesse weiterarbeiten. Und auch ohne Unterbrechung, denn wir haben ihnen jeweils Ersatzgeräte gestellt. Für einen Kunden in Afrika haben wir die Scanner bereits mehrmals wieder aufgearbeitet und auf den neusten Stand gebracht. Das Upgrade und das Wiederaufbereiten haben in allen Fällen nur den Bruchteil eines Neukaufs gekostet.

Verzichten Sie dabei nicht auf Neugeschäft?

Das schon. Aber Hochleistungsscanner werden nicht dafür gebaut, um sie schon nach einer kurzen Zeit auszutauschen. Zehn Jahre Betriebszeit ist gar nichts für unsere Geräte. Der älteste Scanner, der bei unseren Kunden noch läuft, stammt aus dem Jahr 1993 und hat schon mehrere Upgrades hinter sich. Kunden, die einen solchen Service bekommen, bleiben bei uns. Wir haben einen Servicevertrag mit ihnen und liefern irgendwann ein Gerät, das ihnen noch mehr Vorteile bietet. Andersartige Kundenbeziehungen nutzen mir wenig. Sie mögen zwar schnelles Geld bringen, aber der Kunde wäre unzufrieden und ich bekäme einen schlechten Ruf im Markt.

Was passiert mit den ausrangierten Geräten?

Unser erster Schritt ist immer das Refurbishment. Sofern das möglich ist, führen wir das durch. Einige Scan-Dienstleister aus dem Ausland interessieren sich explizit für Gebrauchtgeräte von uns. Ist das Aufarbeiten nicht mehr möglich, dann nehmen wir die Geräte zurück und lassen sie gegen eine Gebühr von einem Dienstleister in unserer Nähe recyceln. (if)

 

Effiziente und intelligente Datenerfassung

Die Inotec-Scanner der Serie Scamax 6×1 bieten mit einer Geschwindigkeit von bis zu 210 Blatt pro Minute, einer zuverlässigen Dokumentenverarbeitung sowie einem USB 3.0-Anschluss eine sehr hohe Prozesseffizienz. Sie enthalten eine intelligente Bildbearbeitung, welche die Qualität der Images verbessert. Zudem können sie das Beleggut vorsortieren und in Zusammenarbeit mit einem System für das Enterprise Content Management Events und Aktionen auslösen. Mit der eigenentwickelten Kameratechnologie lassen sich Images in einer Auflösung bis zu 600 dpi (Dots per Inch) und 24 Bit-Farbtiefe erstellen, die für OCR (Optical Character Recognition) optimiert sind. Der Metall-Detektor erkennt übersehene Heft- und Büroklammern und hält dann den Scanner sofort an. Darüber hinaus kommt bei den SCAMAX 6×1-Scannern ein kratzfestes Spezialglas zum Einsatz. Dank des robusten Produktdesigns gibt es bei den Geräten keine Tagesvolumenbegrenzung. Der Einsatz im 2-Schicht-Betrieb ist somit möglich.

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