Ersetzendes Scannen gemäß BSI-Richtlinie mit allen Scannern der InoTec SCAMAX® Familie möglich
Ergolding bei Landshut, 17. April 2024: Der Dokumentenscanner InoTec SCAMAX® 3×1 des deutschen Nischenweltmarktführers DATAWIN GmbH hat die Zertifizierung „TR-RESISCAN ready“ erhalten. Das bescheinigt die Zertifizierungsstelle des VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme. Damit sind alle Modelle der SCAMAX® Familie nachweislich geeignet für Scanprozesse gemäß der Technischen Richtlinie TR-03138 „Ersetzendes Scannen (RESISCAN)“ des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik.
„Ersetzendes Scannen“ bezeichnet Scan-Prozesse, die es erlauben, ein papiergebundenes Original-Dokument im Anschluss an seine Digitalisierung zu vernichten, während der Beweiswert des Originals auf das digitale Abbild übergeht. Mit der BSI TR-03138 bietet das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik Anwendern aus Verwaltung, Justiz, Wirtschaft und Gesundheitswesen hierfür einen praxisorientierten Leitfaden zur sicheren Gestaltung ihrer Prozesse.
Ersetzendes Scannen kann Unternehmen und Behörden Millionensummen sparen
Organisationen, die gemäß TR RESISCAN ersetzend scannen, sind von der Aufbewahrungspflicht der papiergebundenen Original-Dokumente befreit, und müssen diese folglich nicht länger kostspielig archivieren. Besonders entlastend ist das für Organisationen mit großem Papieraufkommen und langen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. So müssen beispielsweise Arztpraxen, Krankenhäuser und Kliniken in Deutschland ihre Patientenakten mindestens 10 Jahre aufbewahren; ärztliche Unterlagen zur arbeitsmedizinischen Vorsorge sogar mindestens 40 Jahre, wenn sie Tätigkeiten mit Gefahrstoffen betreffen. Noch länger – nämlich 50 Jahre – sind in manchen Bundesländern Urkunden aufzubewahren, die zum Führen einer Berufsbezeichnung berechtigen. Hier entstehen Hochrechnungen zufolge Archivierungskosten von rund 2,50 Euro pro Blatt Papier – bei Archivgrößen von oft Millionen von Dokumenten.
„TR RESISCAN ready“ zertifizierte Dokumentenscanner sind Basis für Ersetzendes Scannen
Benjamin Meyer, Chief Technology Officer der DATAWIN GmbH:
„Durch ersetzendes Scannen sparen Unternehmen und Behörden immense Verwaltungs- und Organisationskosten. Als „TR RESISCAN ready“ zertifizierte Scan-Hardware schaffen unsere Dokumentenscanner der InoTec SCAMAX® Familie hierfür die technische Grundlage. Sie können zu 100 Prozent TR-RESISCAN konform verwendet werden und sind so die passenden Bausteine für Organisationen, die ihre Scan-Prozesse derart gestalten wollen, dass sie ihrer Aufbewahrungspflicht papierlos und rechtssicher nachkommen können.“
Vorausgegangen war der Zertifizierung des SCAMAX® 3×1 ein mehrwöchiges Prüfverfahren durch den Verband Organisations- und Informationssysteme.
Serie an Auszeichnungen und Zertifizierungen für die SCAMAX® Familie hält an
Die Zertifizierung „TR RESISCAN ready“ für den SCAMAX® 3×1 reiht sich ein in eine Serie von Awards und Zertifizierungen für die Dokumentenscanner der InoTec SCAMAX® Familie. Erst im März 2024 hatte der SCAMAX® 6×1 die Zertifikate „Highly Recommended“ und „Highly Reliable“ des unabhängigen Evaluators und Marktforschungsunternehmens Keypoint Intelligence erhalten. Kurz zuvor war der SCAMAX® 3×1 vom Document Manager Magazin mit dem DM Award „Imaging Product of the Year“ (Workgroup/Departmental) ausgezeichnet worden.
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