Berichte aus der Praxis - Weltweit

InoTec: Mit deutscher Ingenieurskunst erfolgreich am Nil

Rund um die Uhr scannen - mit SCAMAX® Hochleistungsscannern

Wie schafft man es, extrem heterogenes Beleggut im Umfang von über 200 Millionen Dokumente mit einem eng kalkulierten Budget in einem sehr ambitionierten Zeitrahmen elektronisch zu erfassen?
Für die erfolgreiche Antwort kombinierte ‚City for Trading & Contracting (CTC)’ einen durchdachten Prozessablauf mit einem starken Technologie-Partner und einem Service-Konzept, das alles zusammengenommen eine Produktionszeit von 24 Stunden an sechs Tagen in der Woche sicher stellt.

Die größte Privat-Bank Ägyptens mit landesweit 158 Filialen. Das Finanzinstitut besitzt ein großes Zentralarchiv in Kairo mit über 200 Millionen Dokumente unterschiedlichster Größen (bis A3) und Stärken, darunter Personalakten, Kundenordner und Schecks.
Die Umstellung auf ein elektronisches Archiv ermöglicht den dezentralen, schnellen Zugriff auf die Informationen sowie komfortablere Recherchemöglichkeiten. Die Bank-Vorgaben sehen die parallele Speicherung auf Mikrofilm vor, da die Daten auf Mikrofilm derzeit das einzig gesetzlich anerkannte Beweismittel darstellen.
Das gesamte Projekt sieht eine monatliche Scan- und Verfilmungsleistung von 5 bis 6 Millionen Dokumente vor. „Um dies zu erreichen, waren ursprünglich vier Produktionsscanner und mehr vorgesehen“, erläutert  Mahmoud Abd Allah, Geschäftsführer von ‚City for Trading & Contracting (CTC)’, die mit der Projektimplementierung beauftragt ist.
Budgetkürzungen stellten Mahmoud Abd Allah vor große Herausforderungen. Denn Kompromisse am anvisierten Zeitraum und der benötigten Produktivität sind nicht eingegangen worden. Längere Stillstandszeiten oder signifikante Zeitverzögerungen durch Wartungs- und Servicearbeiten sind tabu.


Hohe Ansprüche
Die Auswahlkriterien für das gesuchte Scansystem waren somit klar definiert: Eine hohe Verarbeitungsgeschwindigkeit sowohl bei der Digitalisierung als auch bei der Verfilmung, ein kundenfreundlicher Service sowie die Fähigkeit, auch unterschiedliches Beleggut schnell und zuverlässig zu scannen und zu verfilmen.
Die Suche gestaltete sich für Mahmoud Abd Allah als sehr kurz. Denn nur die Hybrid-Lösung SCAMAX® 515 Dokumentenscanner der Firma InoTec GmbH aus Wölfersheim erfüllte alle hohen Ansprüche an den Erfassungsprozeß.
Der SCAMAX® 515 ist ein Hochleistungs-Dokumentenscanner mit integriertem Mikrofilmmodul. Ohne Geschwindigkeitseinbußen lassen sich in einem Arbeitsgang digitale und analoge Images erstellen. Das selbst entwickelte Einzugssystem erlaubt es, Dokumente in den unterschiedlichsten Stärken - vom hauchdünnen Durchschlagspapier bis zum Aktendeckel aus dickem Karton – direkt einzulegen und zu digitalisieren.
Große Produktivitäts- und Kostenvorteile bietet das nachhaltige Produktkonzept der SCAMAX® Hochleistungs-Dokumentenscanner der InoTec GmbH, das auf eine langfristige Nutzung ausgelegt ist. So verwendet der SCAMAX® 515 langlebige Komponenten und zeichnet sich durch eine bedienerfreundliche Wartung und Pflege aus. Und auch der Austausch defekter Komponenten geht unkompliziert und ohne großen Zeitverlust vonstatten.

SCAMAX® Scanzeit: 24/6
Zum Einsatz kommen zwei SCAMAX® 515 Scansysteme. „Für die spezifischen Rahmenbedingungen und Anforderungen der Bank wären mindestens fünf Geräte anderer Hersteller nötig gewesen“, erklärt Mahmoud Abd Allah und fährt fort: „Die Langlebigkeit und Robustheit der InoTec Scanner macht es möglich, dass wir rund um die Uhr in zwei 12-Stunden-Schichten digitalisieren können und das 26 Tage im Monat“.
Die elektronische Erfassung findet in einem eigens in der Bank eingerichteten Scanzentrum statt. Während 15 bis 20 Mitarbeiter die Dokumente vorsortieren und mit einem Barcode versehen, kümmern sich zwei Scan-Operatoren um den Betrieb der beiden Maschinen. Die Bediener der InoTec Scanner erhielten eine umfangreiche technische Einweisung, sodass sie selbst kleinere Störungen beheben und Verbrauchsmaterialien auswechseln können. Zusätzlich stehen weitere Techniker während des gesamten Produktionsprozesses zum Abruf bereit, um bei Bedarf Hilfestellung zu leisten.
InoTec fördert die Service-Kompetenz seiner Partner mit speziellen Schulungen am Standort im hessischen Wölfersheim. „Wir waren positiv überrascht, wie intensiv und professional sich die Mitarbeiter der Firma InoTec GmbH um die Schulung der Partner kümmert. Das zeigt die hohe Bedeutung, die das Unternehmen einem First-Class-Service beimisst; dies ist für den Erfolg des Projekts unerlässlich“, betont Mahmoud Abd Allah.

InoTec verpflichtet seine Partner, an mehrtägigen Trainings am Firmensitz im hessischen Wölfersheim teilzunehmen. Damit wird der Partner in die Lage versetzt, autark die Scanner vor Ort zu warten und instand zu halten sowie notwendige Reparaturen selbst zu übernehmen. Die Partner haben dabei jederzeit Zugriff auf die technische Expertise von InoTec, dabei ist immer der direkt Kontakt zum Technik-Spezialisten sicher gestellt. InoTec unterstützt seine Partner über die normalen Bürozeiten hinaus mit telefonischem Support und in Notfällen sogar mit Service-Technikern vor Ort.

Voll im Plan
Nach 18 Monaten Projektzeit zieht er ein positives Zwischen-Fazit. „Wir haben inzwischen bereits 90 Millionen Dokumente elektronisch erfasst. Durchschnittlich digitalisieren wir 120 Dokumente pro Minute, das schließt alle Tätigkeiten am Scanner ein, inklusive der Säuberungsarbeiten und des Austausches der Mikrofilm-Kassetten“, so Mahmoud Abd Allah.
Alle drei Monate wird von den IT-Verantwortlichen der Bank der Projekt-Status überprüft und evaluiert. Für Mahmoud Abd Allah keine Routine, denn bei Nichterfüllung der Projektziele muss er Strafzahlungen leisten. „Bisher kam es zu keinen Beanstandungen, im Gegenteil, der Kunde ist hochzufrieden“, erklärt er und berichtet voller Stolz: „Inzwischen ist dieses Digitalisierungsprojekt sogar zu einer Referenz-Anwendung in der Branche geworden, sodass andere ägyptische Banken regelmässig das Scanzentrum besuchen“.

Über "City for Trading & Contracting"

Gegründet im Jahr 2000 bietet "City for Trading & Contracting" Produkte und Dienstleistungen für die Office- und Bank-Automation an. Ein Unternehmensbereich vermarktet Ausrüstung für Kuvertier-Aufgaben, den Kartenversand und die Dokumenten- und Scheckverarbeitung. Ein zweiter Bereich unterstützt Unternehmen mit integrierten Lösung für die unterschiedlichsten IT-Aufgaben. Der Geschäftsschwerpunkt liegt mittlerweile in einem leistungsfähigen und zuverlässigen After-Sales Support. So sind von den 80 Mitarbeitern 65 Prozent mit Service- & Support-Leistungen beschäftigt.

www.ctcegypt.com