Berichte aus der Praxis - Weltweit

Scandienstleister verarbeitet Papierberge, schwer wie Großraumflugzeuge

Nur die Produktivität zählt

Die Investitionsentscheidungen in Hard- oder Software basieren häufig auf dem Preis der Einzelkomponente. Vermeintlich günstige Angebote stellen sich jedoch auf lange Sicht oft als Kostenfalle heraus. Der Scanspezialist BÜROTEX ScanProfi zeigt, wie wichtig eine Betrachtung der Gesamtbetriebskosten ist und dass es am Ende darauf ankommt, welchen Beitrag die eingesetzten Produktionsmittel für die Wirtschaftlichkeit der Geschäftsprozesse leisten.

Der Druck, unter dem Scandienstleister stehen, ist hoch. Ein intensiver Wettbewerb verbunden mit steigenden Kundenansprüchen an Qualität und kurze Bearbeitungszeiten erfordert hocheffiziente Produktionsabläufe.

Das gilt umso mehr für den Fall, dass sehr heterogenes Beleggut digitalisiert werden muss. Das Spektrum der bei BÜROTEX ScanProfi erfassten Dokumente umfasst im wesentlichen kaufmännische Belege aus dem Bereich der Finanzbuchhaltung ebenso wie Speditionspapiere. "Das Papiergewicht der in unterschiedlichsten Formaten angelieferten Belege reicht von 30 g Reißpapier bis zu 150 g Karton. Hinzu kommt, dass insbesondere Lieferscheine nicht selten geknickt, zerknüllt oder stark verschmutzt sind", schildert Timo Ulmer, technischer Leiter Scanproduktion beim Nürtinger Dienstleister die anspruchsvollen Rahmenbedingungen.


Die Praxis zeigt den wahren Preis

Herausforderungen, denen die drei in der Vergangenheit eingesetzten Scanner eines namhaften Herstellers nur bedingt gewachsen waren. "Die günstigen Konditionen, die wir beim Kauf erhielten, erwiesen sich in der Praxis bald als Fehlschluss“, erläutert Timo Ulmer und belegt seine Einschätzung mit Zahlenmaterial: „Bei der Verarbeitung von repräsentativ zusammengesetzten Stapeln mit 200 Belegen kam es zu 30 Doppelblatteinzügen und 5 Papierstaus. Insgesamt mussten wir das Gerät  19 Mal öffnen, um es wieder zum Laufen zu bringen. Das sind 19 Minuten Stillstandszeit", fasst Timo Ulmer die alarmierenden Ergebnisse zusammen.
Auf der Suche nach wirtschaftlicheren Alternativen wurde im Jahr 2004 ein SCAMAX® Hochleistungsscanner der deutschen InoTec GmbH evaluiert. Die Resultate waren überzeugend, alle Belegarten wurden zuverlässig und in hoher Qualität erfasst.

Überzeugt zeigte sich Timo Ulmer auch von dem nachhaltigen Produktkonzept, das technologische Kontinuität und eine langfristige Nutzung der Geräte vorsieht. Dazu zählen langlebige Komponenten, wie beispielsweise hochwertige Kugellager für den Papiertransport oder  das einfache Handling und die unkomplizierte Wartung der Scanner.
So ermöglicht der integrierte Touchscreen eine intuitive Bedienung und unterstützt mit leicht verständlichen Piktogrammen und eindeutigen Volltextmeldungen bei der Fehlerbehebung. Ein geringer Geräuschpegel reduziert die Belastung des Scanpersonals. Tägliche Reinungs- und ein großer Teil der Servicearbeiten bis hin zu Kalibrierungen können aufgrund der durchdachten Scannerkonstruktion mit wenigen Handgriffen in Eigenregie durchgeführt werden.
Mit seinen praxisorientierten Vorteilen löste der SCAMAX® Scanner der InoTec GmbH aus Wölfersheim bald die drei Wettbewerbsprodukte komplett ab. Entsprechend schnell amortisierten sich die Investitionskosten. „Der Return-on-Investment (ROI) lag bei sieben bis acht Monate“, so Timo Ulmer.


Einen Airbus A380 elektronisch erfasst
Obwohl der Anschaffungspreis des SCAMAX® Scanners höher als bei den Konkurrenzprodukten lag, erwies sich sein Einsatz als deutlich wirtschaftlicher. Ein Effekt, der dadurch verstärkt wird, das zwei Scanarbeitskräfte nunmehr für anderweitige Aufgaben eingesetzt werden. Zudem ließ sich der Selbstkostenpreis pro erzeugtem Image um beinahe 70% reduzieren.
Entsprechend wurde die Flotte der InoTec SCAMAX® Scanner bei BÜROTEX ScanProfi in den nächsten Jahren sukzessive um drei Modelle erweitert.
"Bis heute wurden mit den vier SCAMAX® Scannern insgesamt rund 60 Millionen Belege gescannt. Ein durchschnittliches Papiergewicht von 70 g zugrunde gelegt, sind das rund 280 Tonnen Papier, das entspricht dem Leergewicht eines Airbus A380", veranschaulicht Timo Ulmer das verarbeitete Papiervolumen.
Im 1-Schicht-Betrieb können mit der bestehenden Scanner-Infrastruktur heute täglich bis zu 130.000 Belege digitalisiert werden. Das jährlich verarbeite Volumen summiert sich so auf 17 bis 20 Millionen Belege.
Für einen Austausch der inzwischen bis zu acht Jahre alten Geräte sieht Timo Ulmer keinerlei Anlass. Die Produktivität der eingesetzten Systeme ist nach wie vor uneingeschränkt hoch. Regelmäßige Wartungsintervalle sichern nach seinen Worten die Image-Qualität und auch die Ersatzteilversorgung ist bislang uneingeschränkt gewährleistet.
Serviceorientierung, Flexibilität und eine vertrauensvolle Kommunikation kennzeichnen nach Angaben von Timo Ulmer das Verhältnis zwischen Hersteller und Kunde. Eine Geschäftsphilosophie, von der auch InoTec profitiert. "Ich habe eine Reihe von Ideen zu Papier gebracht, die auf Praxiserfahrungen basieren und dazu beitragen können, neue InoTec Modellgenerationen noch besser zu machen", so Timo Ulmer.  Der enge Dialog zwischen Hersteller und Kunde ist für die InoTec GmbH zentraler Bestandteil des Kundenbeziehungsmanagements, das analog zum Produktkonzept auf Kontinuität und Langfristigkeit ausgerichtet ist.  


BÜROTEX metadok GmbH / BÜROTEX ScanProfi GmbH
Die BÜROTEX metadok GmbH wurde 2003 als eigenständige Tochter des seit 1983 am Markt ansässigen IT-Dienstleisters BÜROTEX SYSTEMHAUS GmbH gegründet. Heute gehört sie zu den führenden DMS/ECM-Dienstleistern in Deutschland. Zudem kümmert sich der IT-Dienstleister an hunderten von Kundenstandorten um die leistungsfähige Betreuung im Bereich Rechenzentrum (RZ) Hosting, Housing und im Hochsicherheitsbereich. Der Fokus der Geschäftsaktivitäten liegt auf Software und Dienstleistungen, um die operativen und strategischen Anwendungen der Kunden sicher, kostengünstig und performant zur Verfügung zu stellen und zu betreiben. Ihre Kernkompetenz demonstriert die BÜROTEX metadok GmbH in einem breiten Angebot an Profi-Scan-Lösungen, die sie im Markt als BÜROTEX ScanProfi GmbH anbietet. Zum Portfolio gehören unter anderem Beratungsleistungen im Digitalisierungsumfeld, die Digitalisierung von Altakten und Altarchiven, "Just in Time"-Belegverarbeitung inklusive Datenabgleich mit vorhandenen ERP-Systemen, Datenextraktion und Datenerfassung sowie die komplette Datenlogistik inklusive Daten-Outputmanagement. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Nürtingen bei Stuttgart beschäftigt aktuell circa 60 Mitarbeiter und erwirtschaftete im abgelaufenen Geschäftjahr einen Umsatz von ca. 4 Mio. Euro.

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