Berichte aus der Praxis - Weltweit

Nordfrost optimiert Informationsmanagement mit SCAMAX® Hochleistungsscannern von InoTec

Know-how to keep cool bei Waren- und Informationsströmen

Die transparente und effiziente Organisation der Informationsströme ist für den Tiefkühllogistiker Nordfrost ein zentraler Baustein für die hohe Leistungsfähigkeit des Unternehmens. Frühzeitig setzte man deshalb auf die elektronische Erfassung und Verarbeitung wichtiger Prozessdokumente.

Jetzt entschieden sich die IT-Verantwortlichen für den weiteren Ausbau des elektronischen Dokumentenmanagements und damit für die hohe Verfügbarkeit aller relevanten Informationen.

Durch den Einsatz von SCAMAX® Hochleistungsscannern der InoTec GmbH wurde es möglich, ein stark gestiegenes Dokumentenvolumen bei optimierten Arbeitsabläufen zu digitalisieren.

Die inhabergeführte Unternehmensgruppe Nordfrost befindet sich auf starkem Expansionskurs. Aus der Tiefkühllagerhaltung kommend betreibt das Unternehmen ein einzigartiges Netz von 40 Tiefkühlzentren, das bundesweit flächendeckend ist und bis in die Niederlande sowie nach Dänemark reicht. Die eigene europaweit agierende Transportlogistiksparte wurde im vergangenen Jahr deutlich ausgebaut, so dass sich Nordfrost als Dienstleister in der Full-Service-Tiefkühllogistik zum Marktführer in Deutschland entwickelte.
"Als Logistikpartner der gesamten Lebensmittelindustrie und des Lebensmitteleinzelhandels setzen wir seit jeher auf Flexibilität und reagieren unkompliziert, zuverlässig und schnell auf die individuellen Wünsche unserer Kunden, für die wir ganzheitliche Konzepte entwickeln und umsetzen", umreißt Firmengründer Horst Bartels das Erfolgsrezept der Nordfrost Unternehmensgruppe.
Ohne den konsequenten Einsatz moderner Informationstechnologien wäre dieser hohe Anspruch gerade in der Lebensmittellogistik nicht umsetzbar.

Wachstum fordert technologische Entwicklung
Dieser Tatsache trägt der Logistikdienstleister NORDFROST Rechnung, indem er umfangreiches Know-how in der Informationstechnologie in seinem eigenen Rechenzentrum bündelt.
Früh wurden auch die Weichen für eine elektronische Dokumentenerfassung mit der Implementierung eines digitalen Ablage-Archivs gestellt, dessen Hauptanwendung derzeit die zentrale elektronische Ablage der sogenannten "Tourenmappen" ist.
Diese werden von den LKW mitgeführt und enthalten alle ladungsspezifischen Dokumente. Die von den deutschlandweit und im europäischen Ausland ansässigen Warenempfängern quittierten Lieferscheine, ausgefüllte Lademittelbelege und weitere Papiere werden nach Beendigung der Tour dezentral über 40 Archivierungsarbeitsplätze an 29 Logistikstandorten eingescannt und in das elektronische Archiv übernommen. Damit werden diese sofort für jeden Unternehmensbereich bzw. Standort verfügbar.
Im Zuge der dynamischen Unternehmensentwicklung stieg im vergangenen Jahr die Menge der zu erfassenden Belege stark an. "Allein im Jahr 2010 ist das zu digitalisierende Papiervolumen konzernweit um 20 Prozent gestiegen, wobei unterschiedliche Papierqualitäten mit zum Teil kontrastarmen Belegen hohe Anforderungen an die eingesetzte Scantechnologie stellen", so Dr. Falk Bartels, der für die unternehmenseigene IT verantwortlich zeichnet.
Im Frühjahr 2010 wurde deshalb beschlossen, die elektronische Dokumentenverarbeitung umfassend auszubauen und den steigenden Anforderungen der kommenden Jahre anzupassen. Eine Entscheidung, die die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens in zweierlei Hinsicht stärken sollte: Zum einen intern durch eine Erhöhung der Arbeitseffizienz und zum anderen extern durch eine weitere Verbesserung des Kundenservices.
Dazu gehören eine noch schnellere Auskunftsfähigkeit und die Option, Kunden beispielsweise den elektronischen Zugang zu digitalen Kopien der von ihren Warenempfängern quittierten Ablieferbelege innerhalb kürzester Zeit zur Verfügung zu stellen.

Einfacher Entscheidungsprozess durch Praxistest
Bei der Evaluierung testeten die Nordfrost-Mitarbeiter in der Archivierung die Modelle verschiedener Anbieter in der Praxis. Die SCAMAX® 4x2-Serie von InoTec überzeugte zunächst in der Handhabung. „Da wir nicht nur die Dokumente erfassen, sondern auch die Wartung zum Teil eigenhändig durchführen, war eine einfache Bedienung ein wichtiges Prüfkriterium“, erläutert Ralf Fleßner-Bjick, verantwortlich für das Archiv und die damit verbundenen Prozesse.
So können wichtige Scanner-Bestandteile wie der Kontaktfeeder unkompliziert vom Bediener ausgetauscht werden. Über den integrierten Touchscreen lassen sich die Geräte intuitiv bedienen. Dabei unterstützen verständliche Piktogramme und eindeutige Volltextmeldungen.
Im operativen Betrieb unter Praxisbedingungen hat sich die Entscheidung zugunsten von InoTec zudem vor allem hinsichtlich einer hohen Scanqualität und –quantität bewährt. „Rückmeldungen der Mitarbeiter in der Archivierung und die täglichen Kontrollen zeigen, dass wir den Anteil bearbeitungsfreier Belege auf fast 100 % gesteigert haben. Dadurch haben die Scanprozesse erheblich an Effizienz gewonnen", resümiert Ralf Fleßner-Bjick.

Bauen auf sicherem Fundament
Für die geplante Implementierung eines Workflow-gesteuerten Dokumentenmanagement-Systems hat NORDFROST mit der modernisierten Scanner-Infrastruktur ein gutes Fundament gelegt. Das neue, digitale Archiv soll dann neben den genannten Lieferpapieren und anderen originär elektronisch erstellten Daten auch weitere, bislang papierbasierte Dokumente aufnehmen. Mit der digitalen Erfassung von Wareneingangspapieren wurde bereits begonnen.
Der Einsatz von OCR-ICR-Technologien, die eine weitgehend automatische Zuordnung der gescannten Dokumente in die firmeneigene Datenbank ermöglichen sollen, befindet sich in der Planungsphase. Als weiterer Projektschritt ist die Digitalisierung der Eingangsrechnungsbearbeitung geplant.
„Die Expansion der NORDFROST-Gruppe zeichnet sich aktuell im Neubau verschiedener Distributionszenter ab und erfolgt im Hinblick darauf, Kundenanforderungen auch langfristig umfassend zu erfüllen. Dieses Wachstum begleiten wir mit modernsten Technologien auf allen Ebenen und denken immer einen Schritt voraus“, so Dr. Falk Bartels.

Über Nordfrost GmbH & Co. KG
Die inhabergeführte Unternehmensgruppe NORDFROST mit ihren vielseitigen Tätigkeitsfeldern wurde von Horst Bartels 1975 gegründet. Ursprünglich aus der Lagerhaltung kommend, fungiert NORDFROST seit sechs Jahren zudem als Transportlogistiker im Tiefkühlbereich und besitzt auch hier inzwischen die Marktführerschaft in Deutschland. Heute belegt NORDFROST mit seiner Europa-Zentrale im niedersächsischen Schortens als Full-Service-Tiefkühllogistiker eine führende Position in Europa. Mehr als 40 Kühlhausstandorte im In- und im Ausland dienen dieser Aufgabe inklusive der Distribution und Feinverteilung von Waren. Der Gesamtumsatz der Unternehmensgruppe, mit seinen sechs Geschäftsfeldern Transportlogistik, Lagerlogistik, Hafenbetriebe, Im- und Exportabwicklung, Brokergeschäft und Fleischbearbeitung wird sich 2010 auf rund € 400 Mio. belaufen. Die Beschäftigtenzahl stieg 2010 durch Firmenakquisitionen um zehn Prozent auf etwa 2200 Mitarbeiter.

http://www.nordfrost.de/