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Marienhospital Gelsenkirchen nutzt SCAMAX® Scanner für leistungsfähige Dokumentenerfassung

Digitalisierung der Patientenakte steigert Prozesseffizienz

Für Krankenhausbetreiber eröffnen sich durch die elektronische Erfassung papierbasierter Dokumente vielfältige Nutzenpotenziale. Das Marienhospital Gelsenkirchen löste die arbeitsintensive- und kostenintensive Mikroverfilmung der Patientenakten durch die konsequente Digitalisierung mit SCAMAX® Scanner der InoTec GmbH ab. Dadurch konnten gleichzeitig Archivierungskosten reduziert und Arbeitsabläufe optimiert werden.

Als 2008 das Marienhospital Gelsenkirchen mit dem Sankt Marien-Hospital Buer unter dem Dach der St. Augustinus Gelsenkirchen GmbH verbunden wurde, identifizierten die Verantwortlichen eine Reihe administrativer Rationalisierungspotenziale. "Beide Hospitäler verfügen über umfangreiche Archive für papierbasierte und mikroverfilmte Patientenakten, die teilweise bereits an ihre räumliche Kapazitätsgrenze stießen und zentrale Arbeitsprozesse verlangsamten", erläutert Carsten Heßling, Leiter Organisation / EDV der St. Augustinus Gelsenkirchen GmbH die Problemstellung.

Krankenhäusern droht der "Papierinfarkt"
Patientenakten sind nicht nur innerhalb des Behandlungsprozesses für Ärzte und Pflegepersonal, sondern auch unter Verwaltungs-Aspekten von zentraler Bedeutung. Sie dienen sowohl zur Dokumentation der erbrachten medizinischen Leistungen als auch der späteren Abrechnung mit den Kostenträgern.
Auf 25.000 stationäre Patienten im Marienhospital Gelsenkirchen und etwa 10.000 stationäre Patienten im Sankt Marien-Hospital Buer beziffert Carsten Heßling die Zahl der jährlich stationär behandelten Patienten. Entsprechend groß sind die generierten Dokumentenmengen.
Erfahrungsgemäß erzeugt jedes Krankenhausbett pro Jahr circa einen Meter Papier. Beide Kliniken gemeinsam verfügen über ca. 700 Betten. Legt man zugrunde, dass Patientenakten etwa 30 Jahre lang aufbewahrt werden müssen - die ersten drei Jahre in Papierform - wird deutlich, unter welch enormen Handlungsdruck immer mehr Kliniken geraten.

Sicher scannen, rechtssicher archivieren
Bei der Wahl der Scanner-Infrastruktur entschieden sich die Verantwortlichen nach der Begutachtung verschiedener Referenzprojekte für die InoTec SCAMAX® Hochleistungsscanner der 4x2-Serie. "Da Patientenakten sehr unterschiedliches Beleggut enthalten, vom klassischen Ärztebrief über Ultraschallbilder auf Thermopapier bis hin zu EKG- und EEG-Streifen ist der sichere Einzug von zentraler Bedeutung“, so Carsten Heßling. Hierbei überzeugte InoTec ebenso wie durch eine hohe Image-Qualität.
So besitzen die SCAMAX® Scanner der InoTec GmbH aus Wölfersheim ein eigen entwickeltes LED-Beleuchtungssystem, das zu einer erheblich verbesserten Ausleuchtung der Belege führt. Der hohe Wirkungsgrad von LEDs senkt zudem den Stromverbrauch des Beleuchtungssystems um 75 Prozent.
Als weitere wichtige Entscheidungskriterien nennt Carsten Heßling das ausgezeichnete Preis-/Leistungsverhältnis sowie die einfache Handhabung der SCAMAX®-Modelle. „Wir führen den Scanprozess in Gelsenkirchen und Buer mit eigenen Mitarbeitern durch. Wir legen deshalb großen Wert auf eine intuitive Bedienung und unkomplizierte Wartung“.

Mit zwei SCAMAX® Hochleistungsscannern im Marienhospital Gelsenkirchen sowie einem weiteren Gerät im Sankt Marien-Hospital Buer wird seit Herbst 2010 das bestehende Papierarchiv digitalisiert. Das monatliche Belegvolumen beträgt um die 3.700 Patientenakten mit einem Umfang von 50 bis 100 Dokumenten.
Nach dem Scannen werden die Dokumente mit Hilfe einer speziellen Software-Lösung stapelweise signiert und in einem gemeinsamen digitalen Datenarchiv abgelegt. Die Signatur jedes einzelnen Dokuments wird mittels personengebundener Signaturkarte durch den jeweiligen Bearbeiter durchgeführt.

„Indem wir die digitalisierten Akten zur Erhöhung der Beweiskraft mit einer elektronischen Signatur ausstatten, sind wir auch für den Fall gesetzlicher Auseinandersetzungen bestens gewappnet“, erläutert Carsten Heßling.

Frühes Scannen geplant
Derweil wird das Projekt sukzessive weiterentwickelt. So werden mittlerweile mit speziellen Barcodes gekennzeichnete Trennblätter eingesetzt, um die digitale Aktenorganisation weiter zu verbessern. "Wir können so die papierbasierte Aktenstruktur genau nachbilden, was die gezielte elektronische Dokumentensuche nach Einzeldokumenten wie Ärztebriefen oder OP-Berichten deutlich erleichtert", erklärt Carsten Heßling.

Auch an einer engeren Verzahnung des digitalen Dokumentenarchivs mit dem elektronischen Krankenhausinformationssystem (KIS) wird gearbeitet. Ziel ist es, den Ärzten über mobile Tablet-PCs direkt am Krankenbett des Patienten Zugriff auf alle medizinisch relevanten Informationen zu ermöglichen und den Status aller angeordneten Behandlungs- und Pflegemaßnahmen aktuell abzufragen. Erste Pilotinstallationen wurden bereits erfolgreich umgesetzt.
Ebenfalls realisiert wurde eine elektronische Ausleihverwaltung für Patientenakten. "Im teilweise hektischen medizinischen Berufsalltag kommt es immer wieder vor, dass Patientenakten nicht zeitnah ist Archiv gebracht werden. Ist 14 Tage nach der Entlassung eines Patienten die Akte nicht im Archiv eingetroffen, wird diese jetzt gezielt angefordert", so Carsten Heßling.
Zentrale Optimierungspotenziale verspricht er sich auch vom ‚Frühen Scannen’: "Eines unser mittelfristigen Ziele ist es, Patientenakten nicht erst nach drei Jahren, sondern im Idealfall direkt nach der Entlassung des Patienten zu digitalisieren".
Dies kommt nach Ansicht von Carsten Heßling nicht nur den internen Verwaltungsprozessen zugute, sondern auch den Krankenhaus-Kunden: „Müssen Patienten wiederholt stationär versorgt werden, kann ein schneller Zugriff auf die bisherige Kranken-Historie die Qualität von Behandlungsprozessen weiter steigern“.
Auch in komplett neuen Einsatzbereichen könnten InoTec SCAMAX® Scanner ihre Funktionalität und Leistungsfähigkeit unter Beweis stellen. Das Spektrum reicht von der elektronischen Erfassung der Eingangspost bis zur kompletten Digitalisierung beispielsweise von Personal- oder Vertragsarchiven.


St. Augustinus Gelsenkirchen GmbH
Das Marienhospital Gelsenkirchen als Akademisches Lehrkrankenhaus der Universität Duisburg-Essen ist ein modernes Akut- und Unfallkrankenhaus mit elf medizinischen Fachabteilungen. Mehr als 1.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im ärztlichen Dienst, in der Pflege, den Funktionsdiensten, im Wirtschaftsdienst, in der Technik und der Verwaltung sind rund um die Uhr für die Patienten im Einsatz. Das Sankt Marien Hospital Buer verfügt über sieben medizinische Fachabteilungen, in denen mehr als 60 Ärzte direkt oder indirekt für die Behandlung der Patienten sorgen. Das Spektrum umfasst die Orthopädie- und Unfallchirurgie, die Allgemein- und Visceralchirurgie, die Innere Medizin, die Gynäkologie und Geburtshilfe, die Gefäßchirurgie, die diagnostische und interventionelle Radiologie, die Anaesthesie, Schmerztherapie und Intensivmedizin.
Zu der St. Augustinus Gelsenkirchen GmbH gehören neben dem Marienhospital Gelsenkirchen und dem Sankt Marien-Hospital Buer weiter die Pflege- und Betreuungseinrichtungen der St. Augustinus Heime GmbH sowie die St. Augustinus Kindergarten GmbH.
Mit ihren insgesamt mehr als 2000 Mitarbeitern, ist die St. Augustinus Gelsenkirchen GmbH einer der größten Arbeitgeber Gelsenkirchens.

www.st-augustinus.eu