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Anwenderstory "Greifswald"

Digitale Patientenakte: Erfahrungen des Universitätsklinikums Greifswald

Die Qualität der Scanstrecke ist entscheidend

SCAMAX Produktionsscanner Universitätsklinikum GreifswaldElektronisches Archiv und digitale Patientenakte optimieren in Krankenhäusern die Prozesseffizienz und unterstützen die Umsetzung einer individualisierten, maßgeschneiderten Behandlung. Wie wichtig dabei die Ausstattung der Scanstrecke ist, zeigt das Beispiel des Universitätsklinikums Greifswald.

Der Gesundheitsdienstleister versteht sich als norddeutscher Qualitätsführer. Unter dem Leitthema‚ „Individualisierte Medizin“ bildet der Mensch mit seinen individuellen Eigenschaften den Ausgangspunkt für medizinische Aktivitäten. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, bedarf es einer ganzheitlichen und schnellen Informationsversorgung.


Das Universitätsklinikum Greifswald entschied sich deshalb 2008, auf die digitale Patientenakte umzustellen.

Zentrale Ziele waren zum einen die Etablierung einer durchgängigen, einheitlichen Informations-infrastruktur, die einen zeitnahen Zugriff ermöglicht. Zum anderen sollten der Stauraum unseres Zentralarchivs entlastet und damit die hohen Kosten einer Langzeitarchivierung von Papierdokumenten deutlich reduziert werden“, erläutert Grit Czerwinski, verantwortlich für Multiprojektmanagement im Geschäftsbereich Informationstechnologie.

Herausforderungen
Das Zentralarchiv richtete eine eigene Scanstrecke ein. „Das Know-how der eigenen Mitarbeiter ist für uns unersetzlich. Indem wir die Akten vor dem Scanvorgang selbst aufbereiten, schaffen wir die Voraussetzung für einen effizienten Scanvorgang und sorgen für eine hohe Aktenqualität“, erklärt Grit Czerwinski.
Das Beleggut stellt für den Scanprozess eine Herausforderung dar. Es reicht von sehr dünnen Notizblättern, Briefen und anderen Dokumenten im A4-Format über Röntgenbilder und Computer-Tomografien bis hin zu EKG-Streifen in 50 bis 60 cm Länge. All diese Dokumente gilt es sicher und zügig zu verarbeiten. „Wir haben uns zum Ziel gesetzt, tagesaktuell die angelieferten Patientenakten im Dokumentenmanagement-System zur Verfügung zu stellen“, so Grit Czerwinski.
Weil die Aufbewahrungsfrist für Patientenakten bis zu 30 Jahre betragen kann, ist eine hohe Scanqualität unabdingbare Voraussetzung. „Die auf den Dokumenten enthaltenen Informationen, speziell klein geschriebene Werte oder handschriftliche Notizen, müssen klar und deutlich erkennbar sein“, betont Grit Czerwinski. Die Qualität der eingescannten Images ist zudem entscheidend für die Texterkennung und damit auch für eine optimale Verschlagwortung auf Dokumentenebene.
Wichtig war den Projektverantwortlichen zudem ein rechtskonformes, ersetzendes Scanverfahren, um für mögliche spätere Beweisfälle vorbereitet zu sein und um das Papier-Original nach dem Einscannen entsorgen zu können.

Der zweite Blick ist entscheidend
Die zunächst eingesetzten Scansysteme erwiesen sich im Praxisalltag als nur bedingt tauglich. Ein nicht unerheblicher Teil der Dokumente musste einzeln eingeschoben werden, was eine zeitsparende Stapelverarbeitung erschwerte. „Immer wieder kam es zu Stillstandszeiten aufgrund unsauber eingezogener Belege. Diese konnten bis zu zwei Tage dauern, was für uns unakzeptabel war“, berichtet Grit Czerwinski.
Mit seinen Plastik-Komponenten und seiner Kunststoff-Papierführung zeigten sich die Scangeräte bei der Desinfizierung wenig widerstandsfähig. Der häufige Austausch von Scan-Komponenten war die Folge. All das führte letztlich zu steigenden Kosten für Service und Wartung. Und schließlich entsprach die Image-Qualität nicht den Projekt-anforderungen.  Auf Empfehlung des IT Beratungs- und Systemhauses eHealthOpen installierte das Zentralarchiv einen InoTec Scanner der SCAMAX® 4x3-Serie, der im täglichen Praxisbetrieb intensiv getestet wurde.

 „Auf den ersten Blick lag der Einzelpreis des InoTec Scansystems höher als beim bisherigen Gerät. Dies änderte sich jedoch in der Gesamtkostenbetrachtung“, weiß Grit Czerwinski zu berichten.

So ermöglicht der InoTec Scanner eine fortlaufende Digitalisierung ohne Stillstandszeiten. Kostenintensive Techniker-Einsätze entfallen, die Reinigung wird von den Scan-Operatoren selbständig durchgeführt. Dabei lässt sich der SCAMAX® Scanner ohne einen erhöhten Verbrauch von Verschleißteilen keimfrei halten. Die 4x3-Serie besitzt im Scanbereich über eine glaslose Papierführung. Und Teile des Papiertransports, wie das Bandsystem, können mit einem Tuch unkompliziert und ohne Beeinträchtigung der Gerätekomponenten desinfiziert werden.
Zudem liegt die Qualität der digitalisierten Images deutlich höher, was sich positiv auf die OCR-Erkennungsrate und allgemein auf die Mitarbeiter-Zufriedenheit im Umgang mit der digitalen Patientenakte auswirkte.

Ersetzendes Scannen
Mittlerweile ist im Zentralarchiv ein zweiter InoTec Scanner im Einsatz. Täglich treffen zirka 40 volle Aktenkoffer mit 500 Patientenakten im Zentralarchiv ein. Alle werden noch am gleichen Tag elektronisch erfasst. Das sind zirka 7.000 bis 8.000 Seiten pro System. „Zwei InoTec SCAMAX® Scanner leisten heute die gleiche Arbeit wie vorher vier Konkurrenz-Geräte“, beschreibt Grit Czerwinski den Produktivitätsunterschied.

Barcode-Blätter ordnen die Dokumente der definierten Aktenstruktur zu. Insgesamt gibt es 11 Register und ein Checkblatt, wie zum Beispiel Arztbriefe/Abschlussberichte, bilderzeugende Diagnostik oder Labor. Diese einheitliche Struktur erleichtert das spätere Wiederfinden einzelner Dokumente. Über eine Fallnummer, die per Barcode auf das Deckblatt jeder Patientenakte geklebt wird, lässt sich der entsprechende Patient zuordnen.
Alle erfassten Dokumente werden hinsichtlich Qualität überprüft und anschließend signiert. Der Scan-Operator bestätigt dabei mit seiner persönlichen elektronischen Signatur die Übereinstimmung zwischen Papierbeleg und elektronischem Abbild. Um für höchste Rechtssicherheit zu sorgen, wird bei einem Teil der Dokumente eine qualifizierte elektronische Signatur verwendet. Diese kann als elektronische Form eine per Gesetz geforderte Schriftform auf Papier ersetzen.

Am Ende des Erfassungsprozesses landen die Belege im Dokumentenmanagement-System, wo die revisionssichere Archivierung erfolgt. All diese Verfahrensschritte folgen den strengen Vorgaben des Praxisleitfadens der Deutschen Gesellschaft für Medizinische Informatik, Biometrie und Epidemiologie (GMDS) e.V., Arbeitsgruppe ‚Archivierung von Krankenunterlagen’.
Bei der Konzeption und Umsetzung der Verfahrensschritte zum ersetzenden Scannen wurde das Universitätsklinikum Greifswald durch eHealthOpen kompetent und umfassend beraten.

Hohe Akzeptanz erreicht

Nach Angaben von Grit Czerwinski wurden die Erwartungen an die Umsetzung der digitalen Patientenakte voll und ganz erfüllt: „Nachdem wir die Scanner-Infrastruktur umgestellt haben, wurde die Qualität der digitalen Patientenakte verbessert und die Arbeitsabläufe für den Scan-Operator optimiert.“
Die hohe Bildqualität der elektronischen Dokumente und das einfache Abrufen der Belege haben zu einer hohen Akzeptanz innerhalb des Universitätsklinikums geführt.
Über das Krankenhaus-Informationssystem können berechtigte Mitarbeiter auf Patienten-ebene die benötigen Dokumente im elektronischen Archiv aufrufen. Der schnelle Zugriff auf Laborwerte, Computer-Tomografien oder Röntgenbilder wird somit sicher-gestellt, was die Arbeit der Ärzte erleichtert und die Patienten-behandlung insgesamt verbessert.

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Universitätsklinikum Greifswald
Die Ursprünge des Universitätsklinikums Greifswald lassen sich auf die Errichtung einer ambulatorischen Klinik in der Greifswalder Innenstadt im Jahre 1794 zurückführen. Heute versorgt es aktuell mit seinen 926 Betten und rund 4.400 Mitarbeitern jährlich etwa 169.000 Patienten, davon über 36.000 stationär. Das Klinikum gliedert sich in 21 Kliniken und 19 Institute. Es ist zugleich Krankenhaus der Maximalversorgung, Universitäts- und Stadtkrankenhaus und erbringt daher auch einen hohen Anteil an Leistungen der Grund- und Regelversorgung.

Webseite: www2.medizin.uni-greifswald.de