Sicheres Hochleistungs-Scannen, höchste Wirtschaftlichkeit und brillante Scan-Qualität: So digitalisieren die Universitätsmedizin Greifswald und das Kreiskrankenhaus Wolgast ihre Patientenakten.
Vor dem Hintergrund des Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG) und zur generellen Papiervermeidung planen viele Kliniken, das Scannen von Patientenakten künftig im eigenen Haus durchzuführen oder ihr Inhouse-Scanning weiter zu optimieren: natürlich so wirtschaftlich und qualitativ wie möglich. Die digitale Archivierung von Patientenakten ist notwendig, um die Akten im Rahmen der Patientenversorgung zuverlässig verfügbar zu haben. Aber auch, um die rechtlichen Anforderungen an die 30-jährige Aufbewahrungsfrist erfüllen zu können, ohne dafür teure Räumlichkeiten für die Papierarchivierung bauen oder anmieten zu müssen.
Das Krankenhauszukunftsgesetz aus dem Jahr 2020 verstärkt die Notwendigkeit, Scan-Prozesse innerhalb der Kliniken zu realisieren und wirtschaftlich sowie rechtssicher zu gestalten. Insbesondere durch den ausgewiesenen Fördertatbestand für die digitale Pflege- und Behandlungsdokumentation sowie weitere Fördertatbestände für die sichere Patientenversorgung von der Aufnahme bis zur Entlassung.
Bereits 2014, lange vor dem KHZG, hatte die Universitätsmedizin Greifswald entschieden, ihre Patientenakten zu digitalisieren. Grit Czerwinski, verantwortlich für Multiprojektmanagement in der UMG, erinnert sich:
„Wir wussten: Wir müssen und können die Digitalisierung der Patientenakten im eigenen Haus umsetzen – und zwar besser als extern: weil wir unsere Akten kennen und einen hohen Anspruch an die sichere und ordnungsgemäße Digitalisierung unserer Patientenakten haben.”
Basis der hausinternen Digitalisierung ist bereits damals ein rechtssicheres digitales Archivsystem aus Hard- und Software, welches nach den Vorgaben des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) und spezifischen Leitfäden der Gesundheitsbranche sowie der Deutschen Krankenhausgesellschaft betrieben wird. Um die eigene Scan-Stelle besonders wirtschaftlich zu realisieren, entscheidet man sich nach einer ausführlichen Teststellung für hochwertige SCAMAX Dokumentenscanner des deutschen Herstellers InoTec Organisationssysteme GmbH. Diese konnten im Praxistests den doppelten Durchsatz eines Konkurrenzproduktes erzielen und auch bzgl. Zuverlässigkeit, Handling und Bildqualität die alternativen Lösungen übertreffen.
Welche Erfahrungswerte konnten in sieben Jahren Inhouse-Archivierung gewonnen werden?
Heute zieht Grit Czerwinski aus Sicht des Managements Bilanz:
„Die SCAMAX Scanner haben in Kombination mit optimierten Verfahren die wesentliche Grundlage geschaffen, um kostengünstig und dabei hochqualitativ zu digitalisieren. Wir kommen heute mit weniger Scannern aus und erreichen ein besseres Gesamtergebnis, d.h. mehr digitalisierte Akten pro Tag in hoher Bildqualität.”
Wie laufen Reinigung und Wartung der SCAMAX Archivscanner ab?
Jan Plaehsmann, Mitarbeiter im Zentralarchiv, archiviert seit vielen Jahren gewissenhaft Akten im Zentralarchiv. Er ist ein Hauptanwender der InoTec Dokumentenscanner, und sein Urteil fällt durchwegs positiv aus:
„Seit 2014 haben wir die performanten Scanner, und keine technischen Probleme mit den Geräten. Das Reinigen leisten wir wöchentlich selbst. Der Service kommt regelmäßig vor Ort und wartet die Geräte. Wir sind sehr zufrieden.”
Nicht nur eine Frage der Scan-Technik, sondern auch der Scan-Organisation.
Ordnungsgemäße und rechtskonforme Archivierung ist nicht nur eine technische Herausforderung, sondern durch den hohen Anteil vorgeschriebener Verfahren auch eine organisatorische und prozessuale. Michael Maaß, Mitarbeiter im Zentralarchiv, erläutert die heutige Archivsituation und die Scan-Prozesse in der UM Greifswald:
„Aufgrund des hohen Volumens an Akten gehen wir an mehreren Arbeitsplätzen arbeitsteilig vor. Aktenvorbereitung, Scan-Prozess und Qualitätssicherung können von den Mitarbeitern einzeln oder auch in einer aufgeteilten Produktionskette geleistet werden. Wir haben die Digitalisierung von Patientenakten wie einen Produktionsprozess standardisiert. Die Leitlinien für Kliniken und die Vorgaben des BSI sind Grundlage für die klar dokumentierten Prozesse im Zentralarchiv. Der sichere Umgang mit sensiblen Patientenakten ist der Universitätsmedizin Greifswald besonders wichtig. Ein weiterer Grund, die Akten am besten selbst und im eigenen Haus zu digitalisieren.”
2020: Das Kreiskrankenhaus Wolgast zieht nach.
Die Universitätsmedizin Greifswald mit über 1.000 Betten ist Gesellschafterin des Kreiskrankenhaus Wolgast mit 155 Betten. Nachdem die Universitätsmedizin Greifswald bereits 2014 zwei InoTec Hochleistungsscanner im Zentralarchiv eingeführt hatte, zieht das Kreiskrankenhaus Wolgast im Jahre 2020 nach: Zwei SCAMAX-Scanner lösen die Geräte eines anderen Herstellers ab, um drei klar definierte strategische Ziele zu erreichen:
- Höherer Durchsatz beim Scannen von Patientenakten, um neben dem vollständigen tagesaktuellen Aufkommen auch fortlaufend Patientenakten vergangener Jahrgänge digitalisieren zu können
- Abbau der Nebenarchive und Freigabe der Räume
- Verhindern des Überlaufs des Zentralarchivs und kontinuierlicher und zügiger Abbau der Aktenmengen
Höherer Durchsatz beim Scannen von Patientenakten
Heike Abel, Mitarbeiterin der zentralen Scan-Stelle im KKH Wolgast, berichtet mehr als zufrieden von den Ergebnissen der angestrebten Durchsatzsteigerung:
„Wir scannen heute pro Tag doppelt so viele Akten wie vorher. Mit der Aktenvorbereitung, dem Scan-Prozess und der Qualitätssicherung nach der BSI-Richtlinie TR-RESISCAN zum ersetzenden Scannen schaffen wir pro Arbeitsplatz gut 80 bis 100 Akten am Tag. Dabei läuft der Scanner problemlos und stoppt automatisch, wenn Dokumente fehlerhaft sind, damit diese korrigiert werden können. Die regelmäßige Reinigung – auch aus hygienischen Gründen – leisten wir selbst.”
Abbau der Nebenarchive und Reduzierung der zentral archivierten Aktenmengen
Im Hinblick auf das zweite und dritte strategische Ziel des Scanner-Austausches äußert sich Kathleen Engelmann, Geschäftsbereichsleiterin Patientenmanagement im KKH Wolgast:
„Wir konnten bereits – nach nicht einmal einem Jahr – die Nebenarchive auflösen und das Wachstum des Papier-Zentralarchivs beenden. Nun reduzieren wir es laufend. Gerade als kleines Kreiskrankenhaus spüren wir den positiven wirtschaftlichen Effekt der neuen Scanner deutlich. Und das schon nach wenigen Monaten. Auch seitens des MDK (Medizinischer Dienst der Krankenkassen) und der Ärzteschaft bekommen wir positive Rückmeldung und keinerlei Beanstandungen der Aktenqualität.”
Kostenfreie Scanner-Teststellungen in Kliniken jederzeit möglich
Die kompakten InoTec Hochleistungsscanner sind somit nicht nur für große Einrichtungen geeignet, sondern bieten auch kleineren Einrichtungen einen wirtschaftlichen Vorteil, wenn sich diese nicht von den vergleichsweise höheren Erstanschaffungskosten abschrecken lassen, sondern die aussagekräftigere Total Cost of Ownership (TCO) und Total Benefit of Ownership (TBO) in den Mittelpunkt stellen. Denn während schwächere aber billigere Geräte teuer arbeiten, ist die größere Investition in SCAMAX Scanner binnen kurzer Zeit amortisiert.
Rechnet man die investiven Kosten gegen den Nutzen, so ergibt sich ein schneller ROI – bei einer Scan-Performance, wie sie noch vor wenigen Jahren nur externe Scan-Dienstleister erreichten. Hinzu kommen die Vorteile der Aktenverarbeitung im eigenen Haus: durchgängiger Datenschutz, Zeitersparnis durch entfallenden Aktentransport, optimale Qualität der hauseigenen Akte, hohe Wirtschaftlichkeit, unternehmerische Unabhängigkeit und absolute Kontrolle über sämtliche Prozesse. Kliniken können somit im Zusammenhang mit dem KHZG die Digitalisierung ihrer Patientenakten effizient selbst realisieren. Die Papier-Restakten können zeitnah und mit inhaltlichem Bezug zu den digital erzeugten Objekten der Patientenakte gescannt werden: seien es originär digitale Dokumente, Bilder, Gerätedaten etc. Die Dokumente werden direkt in moderne Universalarchive und Systeme für Healthcare Content Management (HCM) oder Enterprise Content Management (ECM) eingescannt. Eine hohe Scanqualität ist dabei Voraussetzung dafür, die Patientenakten optimal nutzen zu können. InoTec kooperiert mit führenden Software-Herstellern des Gesundheitsmarkts, um entsprechende Integrationen erfolgreich zu gestalten.
Weitere Informationen und kostenfreie Scanner-Teststellungen können jederzeit bei der InoTec Organisationssysteme GmbH angefragt werden.
Kontakt:
InoTec GmbH Organisationssysteme
Biedrichstraße 11
61200 Wölfersheim
+49 6036 9708 0
info@inotec.eu
http://www.inotec.eu
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