Die Stadt Fellbach professionalisiert ihre Scanstelle: mit einem InoTec SCAMAX® 3×1
Die Stadt Fellbach in Baden-Württemberg will eigentlich nur ihren in die Jahre gekommenen Dokumentenscanner für den Rechnungseingang ersetzen – und entdeckt dabei die Möglichkeiten, die ein InoTec SCAMAX® 3×1 bietet. Das Ergebnis: eine professionelle Scanstelle für den Post- und Rechnungseingang, eine deutlich verbesserte Grundlage für die weitere Digitalisierung der Eingangsprozesse, und eine Mitarbeiterschaft, die aus dem Schwärmen nicht mehr herauskommt.
Das Projekt auf einen Blick
Kunde: Stadt Fellbach (Website)
Projekt: Professionalisierung der Scanstelle
Umfang: Ein Dokumentenscanner SCAMAX® 3×1 mit SCAMAXscan+ und Servicepaket
Herausforderungen: Telefonischer Experten-Support binnen 60 Minuten
Projektzeitraum: Drei Wochen von Erstkontakt bis Teststellung
Die Ausgangslage:
Taggleiches Scannen von Rechnungen
Im Jahr 2025 gehen in der Scanstelle der Stadt Fellbach täglich zwischen 100 und 200 Dokumente ein – hauptsächlich Briefe, Rechnungen, Arbeitszeitnachweise und Durchschläge. Um Skonto-Nachlässe realisieren zu können, müssen die Dokumente taggleich gescannt werden. Hierfür steht ein Fujitsu Scanner zur Verfügung. Die zuständige Scan-Operatorin benötigt im Schnitt vier Stunden für das Scannen des täglichen Dokumentenaufkommens.
Das Problem:
Unzuverlässiger Scanner gefährdet Scan-Ziele
Der Fujitsu Scanner wird zunehmend zum Nadelöhr im Rechnungs-Digitalisierungsprozess. Zum einen, weil sein interner Speicher beim Scannen mit der vorgegebenen Auflösung von 300 dpi bereits nach 25 Dokumenten voll ist und geleert werden muss. Zum anderen, weil das zum Teil stark zerknitterte Beleggut immer wieder zu Papierstaus führt, die händisch behoben werden müssen. Nicht selten fällt der Scanner komplett aus, wodurch der Stadt Skontorabatte zu entgehen drohen.
„Der alte Scanner hat uns im Alltag einfach ausgebremst. Gerade bei größeren Mengen oder schwierigen Dokumenten hatten wir regelmäßig Probleme. Das hat Zeit gekostet und war im Tagesgeschäft nicht tragbar. Wir brauchten also dringend einen leistungsstarken Scanner – auch weil wir uns für zukünftige Themen wie TR-RESISCAN besser aufstellen wollten.“
(Jonathan Hof, Hauptamt | Organisation und zentrale Dienste)
Das Anforderungsprofil:
Ein professioneller, zukunftsfähiger Dokumentenscanner – und der bestmögliche Service
Mit Hilfe von zwei Dokumentenscanner-Vertriebsexperten erstellt Jonathan Hof ein anspruchsvolles Anforderungsprofil an den neuen Dokumentenscanner. An oberster Stelle stehen Zuverlässigkeit, Anwenderfreundlichkeit und Image-Qualität – Kriterien, die einen reibungslosen Betrieb und somit konstant hohe Durchsätze garantieren.
Gemischte Stapel, besonders dünne Papierqualitäten und zerknitterte Dokumente, sollen problemlos und ohne Geschwindigkeitseinbußen verarbeitet werden. Die Bedienung des Scanners soll einfach und intuitiv sein: sowohl im Regelbetrieb als auch bei der Fehlerbehebung, Reinigung und Wartung. Hinzukommen spezifische Funktionalitäten: So soll der neue Scanner Trennblätter automatisch aussortieren und gescannte Dokumente via integriertem Drucker mit einem eindeutigen Verweis versehen.
Eine besondere Anforderung definiert Jonathan Hof für den Service des neuen Scanners. Im Falle einer nicht selbst zu behebenden Störung will er in Stundenfrist einen Experten vom Hersteller am Telefon haben.
„Wir hatten klar definierte Anforderungen an den neuen Dokumentenscanner: Der Scanner muss zuverlässig laufen, einfach zu bedienen sein und auch mit schwierigem Papier klarkommen – schließlich ist der Eingangsscan essenziell für den reibungslosen Ablauf zahlreicher nachgeschalteter Prozesse.“
(Jonathan Hof, Hauptamt | Organisation und zentrale Dienste)
Die Scannersuche:
“Das kann nur InoTec” – Experten mit klarer Empfehlung
Mit dem Anforderungsprofil geht Jonathan Hof auf mehrere Scanner-Hersteller und Systemhäuser zu. Zwei von drei Scanner-Herstellern sagen ihm postwendend ab – einzig InoTec ist sich sofort sicher, alle geforderten Kriterien erfüllen zu können. Und auch die angefragten Systemhäuser empfehlen unisono das gleiche Produkt: den Dokumentenscanner InoTec SCAMAX® 3×1.
„Das Bild, das sich im Zuge meiner Anfragen ergab, hätte klarer nicht sein können: Alle Hersteller bis auf InoTec sagten: Das können wir nicht. Und alle Systemhäuser sagten: Das kann nur InoTec.“
(Jonathan Hof, Hauptamt | Organisation und zentrale Dienste)
Die Hardware-Lösung:
Der Mittelgewichts-Champion unter den Dokumentenscannern
Die Stadt Fellbach entscheidet sich für das kompakteste Modell der InoTec SCAMAX® Familie: den InoTec SCAMAX® 3×1. Dieser mehrfach ausgezeichnete und TR-RESISCAN-geeignete Desktop-Scanner belegt die Spitzenposition in seiner Geräteklasse und ist für einen täglichen Durchsatz im drei- bis fünfstelligen Bereich ausgelegt. Als kleinerer Bruder der Durchsatz-Sensation SCAMAX® 6×1 vereint er die 24/7-DNA sowie zahlreiche Premium-Funktionen des weltweit führenden Tisch-Scanners mit noch kompakteren Abmessungen und attraktiveren Konditionen.
Der SCAMAX® 3×1 scannt in Farbe und in hervorragender Bildqualität (gemäß ISO 19264-1 Level B und FADGI 3-Star). Sein schonender Bandtransport sorgt dafür, dass auch anspruchsvolle Belege sicher durch den Scanner geführt werden, während die NoSCRATCH-Glasführungen Ausfälle durch verkratzte Schienen verhindern. Die Bedienung erfolgt über ein 18 cm großes Farb-Touch-Display mit einer intuitiven Benutzeroberfläche und klar verständlichen Volltextmeldungen. Damit ist der InoTec SCAMAX® 3×1 die hochwertigste und zugleich kosteneffziente Lösung, wenn exzellente Ergebnisse, einfache Bedienung und eine lange Lebensdauer zu den wichtigsten Auswahlkriterien zählen.
Die Teststellung und Schulung:
„Den geben wir nicht mehr her.“
Nur zwei Tage nach dem ersten Anruf bei InoTec wird eine Teststellung des InoTec SCAMAX® 3×1 vereinbart. Zwei Wochen später wird der Scanner geliefert und installiert, binnen weniger Stunden ist das Scan-Personal eingewiesen. Insgesamt sechs Wochen testet die Stadt Fellbach den SCAMAX® 3×1 auf Herz und Nieren, ehe sie vollends überzeugt den Zuschlag erteilt. Die Scan-Operatoren fällen ihre Entscheidung indes schon nach wenigen Tagen im Testbetrieb: „Den geben wir nicht mehr her“, sagt eine Mitarbeiterin – und behält recht.
Das Kunden-Resümee:
Glückliche Mitarbeiter, keine Stopps, und ein einziger Doppeleinzug in 12 Monaten: „Es gibt kein vergleichbares Produkt.“
Ein Jahr nach der Inbetriebnahme ihres InoTec SCAMAX® 3×1 ist die Stadt Fellbach rundum zufrieden mit ihrer Kaufentscheidung – und die Bilanz des Dokumentenscanners sagenhaft: In 12 Monaten des täglichen Scanbetriebs kam es lediglich zu einem einzigen Doppeleinzug. Dementsprechend tief hat die Mitarbeiterschaft den neuen Dokumentenscanner in ihr Herz geschlossen.
„Eine Scan-Operatorin sagte mir, der SCAMAX® 3×1 sei „das beste Geschenk, das man uns im Post- und Rechnungseingang machen konnte.“ Der Scanner läuft stabil und macht genau das, was wir brauchen. Gerade im täglichen Betrieb merken wir den Unterschied deutlich – weniger Störungen, weniger Nacharbeit und insgesamt ein deutlich ruhigerer Ablauf. Für uns war das auf jeden Fall die richtige Entscheidung.“
Jonathan Hof, Hauptamt | Organisation und zentrale Dienste
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