Scanclients

Unsere Mandanten reichen ihre Belege jeweils zum Monatsende ein. Dann müssen wir in kürzester Zeit zehntausende Belege scannen. Anfangs haben wir das mit einem handelsüblichen Durchzugsscanner versucht. Aber der kam angesichts der Masse und der Beschaffenheit der Belege schnell an seine Grenzen. Darum haben wir ihn durch einen echten Produktionsscanner ersetzt. Der SCAMAX® hat unsere Prozesseffizienz signifikant gesteigert. Das Gerät scannt auch schwierige Papierqualitäten schnell, sicher und in hervorragender Imagequalität und ließ sich problemlos in unsere DATEV Anwendungen einbinden.

Die Digitalisierung unseres Archivbestandes – darunter wertvolle Original-Manuskripte von Günter Grass – war ein ambitioniertes Scanprojekt. Die SCAMAX® Scansysteme konnten hierbei vollends überzeugen. Dank ihrer einfachen Handhabung konnten wir bereits nach einer kurzen Einführung auch sensible Dokumente produktiv und sicher scannen – ohne ausgebildetes Scan-Personal. Ein großes Plus der SCAMAX® Scanner ist für mich ihr zuverlässiger, materialschonender Einzug. Aber auch der exzellente Service durch die InoTec-Ingenieure, die bei Fragen schnell und unkompliziert weiterhelfen. 

Um eine durchgängige Informationsinfrastruktur mit schnellem Zugriff zu etablieren und Archivierungskosten zu sparen, hatten wir uns entschieden, auf die digitale Patientenakte umzustellen. Rund 16.000 neue Akten sollten künftig täglich im DMS landen, darunter sehr dünne Notizblätter, Röntgenbilder, CTs und bis zu 60 cm lange EKG-Streifen. Die zunächst eingesetzten Scansysteme konnten dies im Praxisalltag nicht leisten. Immer wieder kam es zu Einzugsfehlern und Standzeiten von bis zu zwei Tagen. Darum installierte das Zentralarchiv einen SCAMAX® Scanner. Sein Anschaffungspreis lag über dem des bisherigen Geräts, seine Gesamtkosten jedoch darunter. Heute leisten im Zentralarchiv zwei SCAMAX® Scanner die gleiche Arbeit wie früher vier Geräte eines anderen Herstellers. 

Mit der größten Mediendatenbank Deutschlands informieren wir unsere Kunden über die Werbeaktivitäten ihrer Wettbewerber. Täglich kommen bis zu 2.000 neue Printmotive hinzu. Eine effiziente Dokumentenerfassung in hoher Bildqualität ist für uns somit von zentraler Bedeutung. Vor dem Kauf zweier neuer Hochleistungsscanner haben wir die Gesamtbetriebskosten detailliert analysiert. Die SCAMAX® Scanner erschienen auf den ersten Blick hochpreisiger, sparen uns jedoch allein durch ihre hochfunktionale automatische Randerkennung pro Monat über 70 Stunden an Arbeitszeit. Das ist ein Kostenvorteil von über 10.000 Euro im Jahr. Und während beim Konkurrenzprodukt jährlich 1.800 Euro für Verschleißteile anfielen, sind es beim SCAMAX® gerade mal 200 Euro. Zudem liefert er bei gleicher Scanzeit die doppelte Auflösung seines Vorgängers.

Unser Kunde – ein führender italienischer DMS-Dienstleister – ist spezialisiert auf Digitalisierungsprojekte in der Gesundheitsbranche, insbesondere auf die Digitalisierung von Krankenkassen-Rezepten. Pro Tag erfasst er über 200.000 Blatt in Farbe, DIN-A5 und -A4. Eine Vielzahl nachgelagerter Texterkennungs-Prozesse erfordert dabei eine hervorragende Image-Qualität. Herzstück unserer Digitalisierungslösung für diesen Kunden sind vier SCAMAX® Scanner, die ihre Leistungsfähigkeit und ihre Wirtschaftlichkeit bereits eindrucksvoll unter Beweis stellen konnten: Selbst nach fünf Jahren mit täglich zwölf Stunden Laufzeit und über 50 Millionen erfassten Blatt pro Scanner laufen und laufen und laufen die Geräte. Ihre Total Cost of Ownership zählt zweifellos zu den niedrigsten in ihrer Geräte-Klasse.

Als Scandienstleister erfassen wir primär kaufmännische Belege aus der Finanzbuchhaltung sowie Speditionspapiere. Ihr Papiergewicht reicht von 30 g Reispapier bis zu 150 g Karton. Nicht selten sind sie geknickt, zerknüllt oder stark verschmutzt. Der Scanner einer renommierten Marke, den wir zu günstigen Konditionen erhalten hatten, war dieser Aufgabe nicht gewachsen: Bei der Verarbeitung repräsentativer Stapel von 200 Belegen kam es zu 30 Doppelblatt-einzügen und 5 Papierstaus. Insgesamt mussten wir das Gerät 19 mal öffnen. Also ersetzten wir es durch einen SCAMAX®. Die Resultate überzeugten sofort: Alle Belegarten wurden zuverlässig und in hoher Qualität erfasst. Der ROI lag bei gut sieben Monaten. Heute arbeiten wir mit vier SCAMAX® Scannern, mit denen wir bislang rund 60 Millionen Belege gescannt haben.

Als Tiefkühllogistiker müssen wir täglich große Mengen an quittierten Lieferscheinen, ausgefüllten Lademittel-Belegen und weiteren Papieren scannen und archivieren. Hierzu nutzen wir SCAMAX® Produktionsscanner. Die Entscheidung für SCAMAX® fiel nach einem Praxistest mit Modellen verschiedener Anbieter. Die SCAMAX® Scanner überzeugten hier u.a. durch hohe Usability und problemlose Wartbarkeit durch unsere Mitarbeiter. Im operativen Betrieb liefern die Scanner eine hohe Scanqualität: Wie Mitarbeiter-Feedback und tägliche Kontrollen belegen, liegt der Anteil bearbeitungsfreier Belege jetzt bei fast 100 %.

Beim Zusammenschluss zweier Hospitäler mit umfangreichen Archiven für papierbasierte und mikroverfilmte Patientenakten liefen wir Gefahr, an räumliche Kapazitätsgrenzen zu stoßen und zentrale Arbeitsprozesse zu verlangsamen. Zur Digitalisierung der Patientenakten entschieden wir uns nach intensiven Tests für SCAMAX® Scanner. Ausschlaggebend waren ihr sicherer Einzug bei gemischtem Belegmaterial, ihre hohe Image-Qualität, ihre einfache Handhabung und ihr ausgezeichnetes Preis-Leistungs-Verhältnis. Pro Monat archivieren wir jetzt rund 370.000 Dokumente. Nach dem Scannen werden die Dokumente via Software stapelweise mit einer elektronischen Signatur ausgestattet, was uns hohe Rechtssicherheit verschafft.

Um die Effizienz unserer Posteingangsbearbeitung zu steigern und den manuellen Aufwand im Posteingang deutlich zu reduzieren, erneuerten wir vor einigen Jahren unsere Scanner-Infrastruktur. Die erforderlichen Hochleistungsscanner bezogen wir von der InoTec GmbH Organisationssysteme. […] Unser neuer, mehrstufiger Prozess der Posteingangsbearbeitung, der neben dem Scannen der Briefpost auch die Entgegennahme von Faxen durch den zentralen Faxserver, die Konvertierung eingehender Mails in Bildformate und die anschließende Übergabe aller drei Eingangswege an das neue OCR-Subsystem koordiniert, erweist sich in der Praxis als hocheffizient.