Digitale Patientenakte: Fachklinik modernisiert hauseigene Scanstelle mit zwei InoTec SCAMAX® 3×1
Das St. Josef-Stift Sendenhorst nahe der Universitätsstadt Münster ist eine traditionsreiche und vielfach ausgezeichnete Fachklinik für Orthopädie, Rheumatologie und Wirbelsäulenerkrankungen. Neben acht spezialisierten Fachabteilungen umfasst das seit 1889 bestehende Haus auch eine Schmerzklinik für Gelenk- und Rückenbeschwerden sowie ein angegliedertes Reha-Zentrum. Als das Stift 2024 im Zuge seiner Erweiterung die hauseigene Digitalisierungs- und Scanstelle modernisieren will, gestaltet sich die Scanner-Suche zunächst schwierig: Weder die Dokumentenscanner noch der Service der gängigen Hersteller genügen den Ansprüchen der Projektverantwortlichen. Doch dann macht sie ihr DMS-Lösungsanbieter auf den InoTec SCAMAX® 3×1 aufmerksam.
Das Projekt auf einen Blick
Kunde: St. Josef-Stift Sendenhorst (Website)
Projekt: Modernisierung der hauseigenen Scanstelle zur Digitalisierung von Patientenakten / Umzug der Scanstelle
Umfang: Zwei InoTec SCAMAX® 311cd (mit 36 Monaten Servicepaket)
Herausforderungen: Integration in bestehendes IT-Ökosystem und gewachsene Prozesse; Kompatibilität mit Scan Client d.capture von d.velop; Umzug der Scanstelle
Projektzeitraum: Erstkontakt bis Teststellung: Januar bis März 2024, Umzug: August 2024
Die Ausgangssituation:
Mit herkömmlichen Scannern gegen Fieberkurven und Röntgenbilder
2004 startet das St. Josef-Stift die Digitalisierung seiner Patientenakten. Der zu digitalisierende Aktenbestand setzt sich damals wie heute zusammen aus einem Strom täglich neuer bzw. neueingehender Akten, und einem gigantischen Altarchiv, das bis ins Jahr 1985 zurückreicht, und ab dem Jahr 1989 digital archiviert werden soll. Die hierfür gebildete Abteilung „Dokumenten-Management“ umfasst zwei Mitarbeiter, die mit zwei Dokumentenscannern die neuen und alten Akten scannen. Das zu scannende Material ist typisch für eine Klinik: Extrem heterogen, teils stark beansprucht, und gespickt mit höchst anspruchsvollen Dokumenten, wie überlangen Fieberkurven oder semitransparenten Röntgenbildern. In den folgenden zwei Jahrzehnten arbeitet die Abteilung in gleichbleibender Besetzung und optimiert dabei ihre Scan- und Digitalisierungsprozesse. Die Technik jedoch fällt immer mehr aus der Zeit.
Das Problem:
Komplett schwarze Scans und schlecht verfügbarer Service
Im Jahr 2024 bewertet das St. Josef-Stift seine Scan-Systeme endgültig als nicht mehr zeitgemäß: Die Scanner fallen häufig aus und die Scan-Qualität lässt mittlerweile stark zu wünschen übrig – viele der Scans sind mangelhaft oder kaum noch zu erkennen. Der Support für die Dokumentenscanner ist längst eingestellt und auch kostenpflichtige Service-Techniker sind kaum noch zu bekommen. Zudem sind die Scanner nicht kompatibel mit den aktuellen Betriebssystemen und DMS, was aufwendige Workarounds notwendig macht. Das schlägt sich auch im Durchsatz der vergangenen Jahre nieder, der hinter den Erwartungen zurückbleibt – trotz erfahrener Scan-Operatoren und effizienter Prozesse.
„Manche Scans waren einfach komplett schwarz. Vor allem bei Röntgenbildern war auf den Scans buchstäblich nichts mehr zu erkennen. Da halfen auch keine Rescans, die Scanner waren dem Dokumentenmaterial einfach nicht mehr gewachsen. Um unsere qualitativen und quantitativen Scan-Ziele zu erreichen, brauchten wir also dringend neue Dokumentenscanner, die zuverlässig und schnell erstklassige Images erzeugen, und sich nahtlos und ohne Probleme in unser modernes IT-Ökosystem einfügen.“
(Eva-Carina Gerling, IT-Leitung St. Josef-Stift Sendenhorst)
Das Scanner-Anforderungsprofil:
Anwenderfreundliche und robuste Scanner im Schreibtisch-Format
Gemeinsam mit den Mitarbeitern der Abteilung Dokumenten-Management erstellt das Projekt-Team ein Anforderungsprofil der benötigten Dokumentenscanner. Ein besonderer Aspekt hierbei: Die neuen Scanner sollen den über Jahrzehnte gewachsenen Scan-Prozessen der beiden Scan-Operatoren Rechnung tragen, und entsprechend flexibel und individuell anpassbar sein. Insgesamt definiert das Projekt-Team acht zentrale Auswahlkriterien:
- Höchste Anwenderfreundlichkeit – für eine einfache, intuitive Bedienung und die flexible Integration in bestehende Abläufe und Prozesse
- Absolute Zuverlässigkeit – für ein störungsfreies Verarbeiten heterogener und schwieriger Dokumententypen
- Langlebigkeit und Robustheit – für den kontinuierlichen Dauereinsatz über Jahre und Jahrzehnte hinweg und eine entsprechend günstige TCO
- Beste Bildqualität – auch bei besonders dunklen Scan-Vorlagen
- Möglichkeit, Verschleißteile eigenständig auszutauschen
- Exzellenter Support und hohe Verfügbarkeit von Ersatzteilen – für minimale Ausfallzeiten
- Schreibtisch-geeignete Geräte-Maße – zur Verwendung auf handelsüblichen Bürotischen
- Kompatibilität mit d.capture von d.velop
Die Scanner-Suche:
Gängige Scanner-Hersteller fallen in Teststellung durch
Das St. Josef-Stift geht zunächst den naheliegendsten Weg und nimmt die Nachfolger-Modelle seiner bisherigen Scanner unter die Lupe. Diese können in der Teststellung jedoch nicht überzeugen. Auch die Modelle zweier weiterer Hersteller werden den Anforderungen nicht gerecht. Nach etlichen ergebnislosen Wochen der Scannersuche wendet sich die IT-Abteilung des St. Josef Stift Sendenhorst schließlich an ihren DMS-Lösungsanbieter d.velop.
„Die Teststellungen waren bis dato wenig erfreulich verlaufen – nicht nur, weil sie allesamt die Betreuung durch den Hersteller vermissen ließen: Keinen der getesteten Scanner empfanden wir als benutzerfreundlich. Keiner genügte unseren Ansprüchen an individuelle Anpassbarkeit. Und keinem trauten wir angesichts seiner Bauart und Produktqualität zu, langfristig im Dauereinsatz zu bestehen. Dabei wollten wir den Anschaffungs- und Umstellungsprozess keinesfalls schon in wenigen Jahren wiederholen. Also fragte ich bei d.velop nach, welcher Scanner unsere Ansprüche erfüllen könnte. Die Antwort: ein InoTec SCAMAX®.“
(Eva-Carina Gerling, IT-Leitung St. Josef-Stift Sendenhorst)
Die Scanner-Empfehlung:
Expertenrat und Anwenderberichte überzeugen
Eva-Carina Gerling recherchiert online zu den empfohlenen InoTec SCAMAX® und ist sich schnell sicher, die richtigen Scanner gefunden zu haben: Die übersichtliche Produktpalette, die klare Produktphilosophie und die klar beschriebenen Features überzeugen sie – ebenso wie die authentischen Anwenderberichte von begeisterten InoTec SCAMAX®-NutzerInnen. Sie greift zum Hörer und vereinbart eine Teststellung des InoTec SCAMAX® 3×1.
„Bei InoTec SCAMAX® hatte ich vom ersten Telefonat an das Gefühl, nicht einer von vielen zu sein, sondern ein wertgeschätzter Partner, für den es die optimale Lösung zu finden gilt. Ein Kunde im besten Sinne eben. Nach unserer jüngsten Teststellungs-Odyssee war das sehr erleichternd.“
(Eva-Carina Gerling, IT-Leitung St. Josef-Stift Sendenhorst)
Teststellung, Schulung und Inbetriebnahme:
InoTec SCAMAX® Scanner und Service überzeugen vom ersten Moment an.
Nur sieben Tage nach dem ersten Telefonat und Beratungsgespräch beginnt die betreute Teststellung des InoTec SCAMAX® 3×1. Der Dokumentenscanner wird nach Sendenhorst geliefert, installiert und kundenspezifisch konfiguriert. Nach einer kurzen Einweisung der Scan-Operatoren kann die erste, zweiwöchige Testphase beginnen. Während der Teststellung steht das Projekt-Team in engem Austausch mit seinem InoTec Ansprechpartner, der anhand des Feedbacks aus dem Live-Betrieb weitere Optimierungen erarbeitet und nach Ende der ersten Testphase implementiert. Zu diesem Zeitpunkt ist die Entscheidung für den InoTec SCAMAX® 3×1 längst gefallen.
„Wir waren wirklich beeindruckt: Vom Service vor, während und nach der Teststellung; vom Engagement der InoTec Mitarbeiter; vor allem aber von den Scannern. Ich habe noch nie so wertige und gut durchdachte Dokumentenscanner gesehen. Da reicht schlicht kein anderer Hersteller heran. Uns war sehr schnell klar: Diese Scanner mögen einen hohen Anschaffungspreis haben, aber sie sind jeden Cent wert – insbesondere mit Blick auf die kommenden Jahre und Jahrzehnte.“
(Eva-Carina Gerling, Leitung IT St. Josef-Stift Sendenhorst)
Die Hardware-Lösung:
Der Mittelgewichts-Champion unter den Dokumentenscannern
Das St. Josef-Stift entscheidet sich für das kompakteste Modell aus der InoTec SCAMAX® Familie: den InoTec SCAMAX® 3×1. Dieser preisgekrönte und TR-RESISCAN-geeignete Desktop-Scanner ist führend in seiner Geräteklasse, und optimiert für einen Tagesdurchsatz bis in den fünfstelligen Bereich. Als kleiner Bruder der Durchsatz-Sensation SCAMAX® 6×1 vereint er die 24/7-DNA und zahlreiche Premium-Funktionalitäten des weltweit führenden Tisch-Scanners mit noch kompakteren Geräteausmaßen und noch günstigeren Konditionen.
Der SCAMAX® 3×1 scannt in Farbe und bester Image-Qualität (gemäß ISO 19264-1 Level B und FADGI 3-Star). Sein papierschonender Bandtransport führt auch schwierige Belege sicher durch den Scanner, die NoSCRATCH-Glasführungen schließen Geräteausfälle aufgrund zerkratzter Schienen aus. Seine Bedienung erfolgt über ein 18 cm großes Farb-Touch-Display mit intuitiv bedienbarer Benutzer-Oberfläche und eindeutigen Volltext-Meldungen. Das macht den InoTec SCAMAX® 3×1 zur qualitativsten und kosteneffizientesten Wahl, wann immer exzellente Ergebnisse, intuitive Bedienbarkeit und hohe Produktlebensdauer die zentralen Auswahlkriterien sind.
Die Software-Lösung:
d.capture batch von d.velop
Das St. Josef-Stift arbeitet bereits seit mehreren Jahren erfolgreich mit der Scan Software d.capture batch von d.velop. Da es die damit verbundenen und bestens eingeschliffenen Prozesse aufrechterhalten möchte, verzichtet das Stift auf die InoTec Premium-Scan Software SCAMAXscan+, und betreibt auch die neuen Scanner mit der altbewährten Software – was dank der integrierten TWAIN- und ISIS-Treiber problemlos möglich ist.
Das Kunden-Resümee:
Exzellente Dokumentenscanner, exzellenter Service
„Mit den beiden InoTec SCAMAX® 3×1 haben wir die perfekten Dokumentenscanner gefunden, um unsere Patientenakten qualitativ und effizient zu digitalisieren. Die Scanner sind extrem robust und haben auch schon einen Umzug mit viel Hin- und Hergerücke problemlos weggesteckt. Ich bin mir sicher: Mit diesen Geräten werden wir mindestens die nächsten 15 Jahre Spaß haben. Das relativiert den Anschaffungspreis nicht nur, sondern macht die Scanner auf lange Sicht sogar besonders kosteneffizient.
Unsere Scan-Operatoren sind begeistert vom Handling der Scanner. Die Image-Qualität der Scans ist bestechend, und unser Durchsatz ist nun ungleich höher. Verschleißteile können wir jetzt problemlos selbständig austauschen. Und was mich besonders beeindruckt: Die Betreuung und der Service durch InoTec sind auch nach dem Kauf noch im wahrsten Sinne des Wortes zuvorkommend. Neben den unfassbar guten Scannern ist das für mich das zweite große Argument für InoTec SCAMAX®.“
(Eva-Carina Gerling, IT-Leitung , St. Josef-Stift Sendenhorst)
Denn kompletten Anwender-Bericht finden Sie hier zum PDF-Download.
Recent Comments