Scanner News und Know-how

Scanlösung in einem Digitalisierungs-Hochleistungszentrum

Dieser Artikel ist zuerst im DOK.magazin erschienen, ohne Fotos und Bildunterschriften.

Zu Besuch bei einem Gesundheitsdienstleister, der monatlich drei Millionen Rezepte digitalisiert und verarbeitet. Ein Anwenderbericht.

Schwierige Belege in unterschiedlichen Formaten – mit handschriftlich eingetragenen Daten, Stempeln sowie Informationen in kleiner Schrift, dazu eindeutige zeitliche Vorgaben für die digitale Erfassung: Wer mit solch hohen Digitalisierungsanforderungen konfrontiert ist, benötigt eine präzise und zuverlässige Scanlösung.

Dies gilt insbesondere für Full-Service-Dienstleister wie das Optica Abrechnungszentrum Dr. Güldener GmbH. Dessen Abrechnungsservices für Physiotherapeuten, Ergotherapeuten, Logopäden, Optiker oder Sanitätsfachgeschäfte beinhalten die komplette Datenverarbeitung, die Rechnungsstellung und die Datenlieferung an die Krankenkassen, aber auch die Vorfinanzierung der Rezeptleistungen.

Abrechnungsdaten – digital im Online-Portal

Um den zuverlässigen Service für die Kunden sicherzustellen, spielt die Digitalisierung der gesamten Arbeitsprozesse bei dem Gesundheitsdienstleister eine zentrale Rolle. Grundvoraussetzung ist, dass alle Dokumente rund um die Rezeptverschreibung ordnungsgemäß und zuverlässig verarbeitet und abgerechnet werden.

„Einen Großteil aller Belege scannen wir in unserer Digitalisierungsstelle ein und lesen die Daten über eine Texterkennungssoftware automatisiert aus“, erklärt Kay Wenzke, Leiter Operations Technik bei Optica. Über das kostenlose Online-Portal ‚MeinOptica‘ können die Kunden dann die elektronischen Daten zu ihren Rezepten und ihrer monatlichen Abrechnung einsehen.

Kay Wenzke, Leiter Operations Technik bei Optica.

Belegerfassung – immer ‚just in time‘

In der Praxis erweist sich die Digitalisierung der vielfältigen Belege als Aufgabe mit hoher Komplexität. Das fängt bei Dokumenten in unterschiedlichsten Formaten an – vom Standard-Rezept in A6 über A5-Verordnungen für bestimmte Berufsgruppen bis hin zu begleitenden Dokumenten wie Kostenvoranschläge oder Rezepten im A4-Format. Zudem sind viele Informationen auf den Belegen schwierig auszulesen. Beispielsweise sind auf vielen Rezepten die Behandlungsdaten per Hand eingetragen oder nur in sehr kleiner Schrift aufgedruckt. Andere enthalten Unterschriften und Stempel.

Hinzu kommen eindeutige zeitliche Vorgaben, bis wann die Rezepte digitalisiert und verarbeitet sein müssen. Das gesamte Erfassungsvolumen der Optica beträgt aktuell über drei Millionen Rezepte pro Monat. Die Arbeitsspitzen liegen in den Tagen um den Monatswechsel und danach nochmal um die Monatsmitte. Über 80 Prozent der drei Millionen Belege müssen dann elektronisch vorliegen. Verzögerungen oder Verspätungen bei den Rezeptabrechnungen sind tabu.

Scanprozesse – produktiv mit moderner Soft- und Hardware

Im Bestreben nach einem neuen Weg, die Produktivität der Arbeits- und Scanprozesse zu steigern, wurde Ende 2017 eine moderne und zukunftsfähige Scanlösung gesucht. Bei der Auswahl und Implementierung unterstützte die SCE Software & Services GmbH aus München. Der Systemintegrator schöpft aus einem über viele Jahre gewachsenem Know-how für die digitale Belegerfassung. So hat der Capture-Spezialist mit TwS64 einen eigenen Scan-Client und mit SCS-Health eine Applikation speziell für die Verarbeitung von Gesundheitsbelegen entwickelt. Beide Software-Komponenten sind Teil der neuen Gesamtlösung bei Optica.

Bei der Hardware fiel die Entscheidung zugunsten des SCAMAX 821 des deutschen Herstellers InoTec. Der Produktionsscanner ist besonders hochwertig konstruiert und erreicht mit bis zu 300 Blatt pro Minute den Durchsatz so mancher Scanstraße. Dabei benötigt das Standgerät im Vergleich zu Scanstraßen deutlich weniger Stellfläche und zeichnet sich gegenüber dem Wettbewerb durch ein sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis aus. Für InoTec sprach zudem die nachhaltige Unternehmensphilosophie. Das Unternehmen produziert die SCAMAX Scanner am Standort Deutschland unter strengen Umweltschutzvorschriften, sein Umweltmanagement ist seit 2014 durchgängig ISO 14001-zertifiziert. Außerdem konstruiert InoTec seine Scanner energieeffizient, langlebig und weitestgehend verschleißteilfrei. Mit Upgrade- und Refurbishment-Konzepten werden die ohnehin langen Lebenszyklen der Scanner zusätzlich verlängert.

Der SCAMAX® 8×1 von InoTec: erreicht den Durchsatz so mancher Scanstraße.

Effiziente Workflows durch nahtloses Zusammenspiel der Komponenten

In der Praxis hat sich das Zusammenspiel aus Produktionsscanner und Software-Anwendungen bewährt, bei der Rezeptdigitalisierung gehen die einzelnen Arbeitsabläufe nahtlos ineinander über. Das Ergebnis ist ein reibungsloser, hocheffizienter Workflow.

Alle eingesandten Rezepte und Verordnungen sowie die dazugehörigen Dokumente werden zunächst manuell für die digitale Erfassung vorbereitet. Danach scannen die SCAMAX 821 stapelweise alle Belege beidseitig ein und erzeugen sowohl farbige als auch bitonale Bilder. Der im Scanner integrierte HD-Imprinter druckt bei voller Scan-Geschwindigkeit einen hochauflösenden Barcode auf. Mit dieser Barcode-Nummer lassen sich die elektronischen Dokumente den entsprechenden Krankenkassen zuordnen.

Dank der guten Image-Qualität des gestochen scharfen Barcode-Drucks werden in Kombination mit der SCE-Software sehr hohe Erkennungsraten erzielt: SCS-Health extrahiert aus den digitalen Images relevante Daten und prüft diese auf Konsistenz. Automatische Prüfregelwerke erkennen, ob die Daten plausibel sind und richtig erfasst wurden. Weitere angeschlossene Prozesse der Optica stellen dann die Abrechnungsfähigkeit des Rezeptes fest. Werte, die von der OCR nicht erkannt werden oder bei den Logik-Prüfungen auf Fehler hinweisen, lassen sich mit einem Nachbearbeitungs-Client korrigieren und ergänzen.

Scanner und Scan-Client – robust und störungsfrei im Einsatz

Zu einem produktiven Workflow trägt auch die einfache Bedienung von Scanner und Scan-Client bei. Beide lassen sich schnell und unkompliziert konfigurieren. Als sehr praktisch erweist sich dabei auch der an der Geräteseite des Scanners angebrachte Touchscreen, über den wichtige Einstellungen vorgenommen werden können, wobei ein intelligentes User Interface mit Piktogrammen, Volltextmeldungen und Ampellogik den Scanner für den Bediener intuitiv nutzbar macht.

„Entscheidend für eine effiziente Digitalisierung ist aber nicht allein die theoretisch mögliche Erfassungsgeschwindigkeit eines Scanners, sondern der tatsächliche Durchsatz in der Praxis. Die Lösung aus InoTec-Scannern und SCE-Software arbeitet über zwei Schichten hinweg sicher und zuverlässig“, erläutert Kay Wenzke. Für einen störungsfreien Betrieb sorgt neben dem robusten Scanner-Design auch eine vorbeugende Wartung durch die SCE. Der Systemintegrator ist zertifizierter Partner für die SCAMAX Produktionsscanner: Er unterhält eine eigene Lagerhaltung für Ersatz- und Verschleißteile und greift direkt auf Herstellerressourcen zu.

Einfach zu bedienende Scanner und Scan-Clients tragen zu einem produktiven Workflow bei.

Résumé: Scanner, Software und Service müssen zusammenpassen

Bei Optica ist man mit der eingeführten Lösung auf Erfolgskurs und der Schlüssel liegt in der Erkenntnis, dass der Service zu den Maschinen und der genutzten Software passen muss. Nach den positiven Erfahrungen wurden die anfangs installierten zwei Scanner um zwei weitere Geräte desselben Modells ergänzt, die bis dato eingesetzte, ältere Modelle ablösten. Damit erhöhte der Gesundheitsdienstleister seine Scan-Kapazitäten und legte die Basis für zukünftiges Wachstum.

Aktuell evaluiert Optica eine KI-gestützte Dokumentenerkennung auf den digitalen Farbbildern, da mit Künstlicher Intelligenz die Erkennungsrate weiter verbessert und darauf aufbauend die finale digitale Rezeptverarbeitung optimiert werden kann. Die KI-Software ist dabei eine Eigenentwicklung unter Beteiligung der SCE und basiert auf einem Deep-Learning-Konzept. Erste Tests sind bereits durchgeführt und die Ergebnisse sind vielversprechend – ein wichtiger Meilenstein auf dem Weg in die Zukunft der Branche.

www.inotec.eu

InoTec optimiert die Geschäftsprozesse seiner Kunden weltweit mit hochverlässlichen Produktionsscannern „Made in Germany“. Die InoTec Scanner kommen überall dort zum Einsatz, wo große Mengen an Belegen produktiv und sicher gescannt werden müssen: zum Beispiel im Versicherungs-, Steuer-, und Gesundheitswesen, in Industrie, Handel, und Logistik sowie in der Scan-Dienstleistung.

www.sce-gmbh.de

Die SCE Software entwickelt eigene Lösungen für die Datenerfassung und integriert die Produkte marktführender Technologiepartner in kundenspezifische Systeme.

 

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