Landkreis Börde professionalisiert zentrale Scanstelle: mit zwei InoTec SCAMAX® 6×1
Der Landkreis Börde mit Sitz in Haldensleben in Sachsen-Anhalt ist Heimat der Magdeburger Börde, die für ihre ertragreichen Schwarzerden berühmt ist. Aber auch seinen knapp 200.000 EinwohnerInnen sowie der heimischen Wirtschaft bietet der Landkreis einen äußerst fruchtbaren Boden, nicht zuletzt durch die fortschreitende Digitalisierung seiner Behörden und Ämter. Um diese weiter voranzutreiben, professionalisiert der Landkreis seine Poststelle und seine zentrale Scan-Stelle: mit zwei InoTec SCAMAX® Dokumentenscannern – und mit durchschlagendem Erfolg.
Das Projekt auf einen Blick
Kunde: Landkreis Börde (Website)
Projekt: Professionalisierung und Ausbau der zentralen Scan-Stelle, Posteingangs-Scan für bis zu 22 angeschlossene Ämter, Technische Voraussetzung für TR RESISCAN-Konformität
Umfang: Zwei InoTec SCAMAX® 601cd mit SCAMAX® scan+ und Servicepaket (36 Monate)
Herausforderungen: Zeitraubende Scan-Vorbereitung minimieren
Projektzeitraum: Knapp vier Wochen von Zuschlagserteilung bis Inbetriebnahme
Die Ausgangssituation:
Multifunktionsgeräte in Poststelle und zentraler Scan-Stelle
Um die eAkte umzusetzen, führt der Landkreis Börde im Jahr 2019 ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ein. Hier fällt die Wahl auf d.capture/d.3 von d.velop. Nachdem das Grundsystem installiert ist, beginnt die schrittweise Implementierung der einzelnen Fachämter. Nach einer kurzen Konsolidierungsphase nimmt der Landkreis dann die TR RESISCAN-Konformität seiner Digitalisierungsprozesse in den Fokus. Hierzu prüft er in einem ersten Schritt, ob die vorhandene Scan Hardware den Ansprüchen von TR RESISCAN genügt. Das Ergebnis: Die bis dato eingesetzten Toshiba Multifunktionsgeräte (MFD) eignen sich nicht, um TR RESISCAN-konform oder -nah zu scannen. Und sie offenbaren weiteres Verbesserungspotential – insbesondere angesichts steigender Scan-Volumina.
Das Problem:
Gestaute Dokumente, „gefressene“ Durchschläge, zeitintensive Scan-Vorbereitung
Die bislang genutzten MFDs in der zentralen Scan-Stelle sind fehleranfällig. Immer wieder kommt es zu zeitraubenden Papierstaus, die nicht von den Mitarbeitenden der Scan-Stelle behoben werden können. Nicht selten nehmen die gestauten Dokumente Schaden. Da bereits eine einzige übersehene Büroklammer die MFDs außer Gefecht setzen und gravierend beschädigen kann, muss das Scan-Gut stets penibel vorbereitet werden. Das ist zeitintensiv und mindert den Durchsatz.
„Neben allen Kritikpunkten war vor allem der Aufwand in der Scan-Vorbereitung nicht mehr vertretbar: weder unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten, noch hinsichtlich der Arbeitsbelastung für die Mitarbeitenden. Wir benötigten also eine nutzerfreundlichere und zuverlässigere Ausstattung für unsere zentrale Scanstelle – auch um weitere Fachämter anbinden und steigende Scan-Volumina bewältigen zu können.“
(Sebastian Loch, SB IT – Landkreis Börde, Dezernat 1, Amt für Informationstechnik und Digitalisierung)
Das Scanner-Anforderungsprofil
Gesucht wird ein zuverlässiger, leistungsstarker und anwenderfreundlicher Scanner
Das Anforderungsprofil und das Leistungsverzeichnis für die Ausschreibung werden in enger Abstimmung mit der hauseigenen Vergabestelle sowie den Mitarbeitenden der Poststelle und der zugehörigen zentralen Scanstelle definiert. Vor allem letztere kennen die Herausforderungen und Schmerzpunkte im täglichen Scan-Betrieb. Gemeinsam wird erarbeitet, welche Eigenschaften und Qualitäten die neue Scan Hardware mitbringen muss:
- Absolute Zuverlässigkeit und Störungsunanfälligkeit – auch bei einem breiten Spektrum an Papierqualitäten im selben Durchlauf
- Höchste Nutzerfreundlichkeit und einfache Bedienung – um zeiteffizient und mit minimalem Vorbereitungsaufwand scannen zu können
- Hohe Leistungsstärke / hoher Durchsatz – um das Scan-Volumen von künftig bis zu 22 angeschlossenen Fachämtern bewältigen zu können
- Robustheit und Langlebigkeit – insbesondere gegenüber übersehenen Büroklammern
- Wartungsfreundlichkeit – damit Mitarbeitende grundlegende Wartungsarbeiten selbständig leisten können
- TR RESISCAN-Eignung – um die technischen Voraussetzungen des Ersetzenden Scannens nach TR RESISCAN zu erfüllen
Die Scanner-Suche:
Marktanalyse und Erfahrungsaustausch mit anderen Landkreisen
Um das optimale Leitprodukt für die Scanner-Ausschreibung zu identifizieren, setzen die Verantwortlichen des Landkreises Börde auf eine zweigleisige Strategie: Zum einen führen sie eine tiefgehende Marktanalyse durch und recherchieren online, welcher Scanner ihre spezifischen Anforderungen erfüllt. Zum anderen starten sie einen intensiven Erfahrungsaustausch mit Landkreisen, die ihren Posteingangs-Scan und ihre zentrale Scan-Stelle bereits erfolgreich professionalisiert haben. Beide Ansätze – Marktanalyse und Interviews mit anderen Landkreisen – führen zum selben Ergebnis: Die InoTec SCAMAX® Serie der DATAWIN GmbH erfüllt alle definierten Anforderungen an die neue Scan Hardware, und stellt somit das geeignete Leitprodukt für die Scanner-Ausschreibung dar.
Ausschreibung und Bewerbung:
SCAMAX® Referenzkunden mit klaren Empfehlungen
Die Ausschreibung wird veröffentlicht und verschiedene Hersteller reichen ihre Angebote ein, darunter auch die DATAWIN GmbH mit den InoTec SCAMAX® Scannern. Das Angebot umfasst konkrete Anwenderberichte und Kontakte von Referenzkunden aus dem Behörden- und Verwaltungsumfeld, die bereits erfolgreich umsetzen, was das InoTec SCAMAX® Sales Team vorschlägt: zwei Desktop-Dokumentenscanner des Typs SCAMAX® 6×1. Nach eingehender Prüfung und Gesprächen mit den auskunftsbereiten Referenzkunden erhält das Angebot der DATAWIN GmbH den Zuschlag.
„Eigentlich hatten wir das größere und deutlich teurere Standgerät SCAMAX® 8×1 im Auge gehabt. Im Zuge des Angebots riet uns das InoTec SCAMAX® Sales Team aber klar zu zwei kleineren Tischgeräten der Serie SCAMAX® 6×1, da diese die erforderliche Leistung bei höherer Ausfallsicherheit bieten würden. Das leuchtete ein. Und es beeindruckte uns, dass man uns eine kostengünstigere Alternative empfahl, und somit unseren Nutzen über den eigenen Gewinn stellte. So etwas schafft natürlich Vertrauen.“
(Sebastian Loch, SB IT – Landkreis Börde, Dezernat 1, Amt für Informationstechnik und Digitalisierung)
Die Hardware-Lösung:
Zwei InoTec SCAMAX® 601cd Dokumentenscanner
Mit dem SCAMAX® 601cd entscheidet sich der Landkreis Börde für einen der leistungsstärksten und nutzerfreundlichsten Desktop-Scanner der Welt. Der Scanner ist TR RESISCAN-geeignet, scannt in Farbe und bester Image-Qualität (gemäß ISO 19264-1, B). Sein papierschonender Bandtransport führt auch schwierige Belege sicher durch den Scanner, die NoSCRATCH-Glasführungen schließen Geräteausfälle aufgrund zerkratzter Schienen aus. Zudem verfügt der Scanner über eine Heftklammer-Erkennung. Seine Bedienung erfolgt über ein 18 cm großes Farb-Touch-Display mit intuitiv bedienbarer Benutzeroberfläche und eindeutigen Volltext-Meldungen auf Deutsch.
Die Software-Lösung:
Der professionelle Scan Client SCAMAX® scan+
Um die Nutzerfreundlichkeit seiner Scan-Lösung zu optimieren und die besten Ergebnisse zu erzielen, entscheidet sich der Landkreis Börde für die Premium Scan Software SCAMAX® scan+. Die mehrsprachige Programmoberfläche im Office Design bietet leicht verständliche Symbole, eine frei definierbare Schnellfunktionsleiste und harmoniert bestens mit dem vorhandenen Dokumentenmanagementsystem d.capture/d.3 von d.velop.
Inbetriebnahme und Schulung:
Herausragend schnelle Inbetriebnahme, exzellente Schulung
Gerade einmal drei Wochen nach der Zuschlagserteilung werden die beiden Scanner geliefert, installiert, und in Betrieb genommen. In einer vier-stündigen Schulung lernen die Mitarbeitenden der zentralen Scan-Stelle alles über Bedienung, Pflege und grundlegende Wartungsarbeiten.
„Wie schnell die Scanner nach dem Zuschlag geliefert wurden und einsatzbereit waren, war wirklich herausragend. Auch die Qualität und Detailtiefe der Schulung hat unsere Erwartungen übertroffen. Dazu bekamen wir wertvolle Experten-Tipps und sehr offene Worte auf all unsere Fragen. Die Geräte selbst sind einfach aufgebaut und dabei unheimlich wertig, robust und angenehm in der Handhabung. Die Kollegen haben sich vom ersten Moment voll an die Scanner ‚rangetraut‘ – ohne jegliche Berührungsängste.“
(Sebastian Loch, SB IT – Landkreis Börde, Dezernat 1, Amt für Informationstechnik und Digitalisierung)
Resümee, Outcome, Ergebnisse:
Technisch perfekt aufgestellt für TR RESISCAN-Konformität
„Die Anwender sind mehr als begeistert von der Nutzerfreundlichkeit und der Leistungsstärke der InoTec SCAMAX® Scanner. Und auch die hohen Erwartungen der IT wurden und werden voll erfüllt. Ein besonders hohes Gut aus Sicht der IT: Die Geräte scannen absolut zuverlässig und produzieren praktisch keine Stopps. Und wenn wirklich mal ein Dokument staut oder eine Büroklammer die Heftklammererkennung passiert, können die Scan-Operatoren den Scan-Betrieb selbständig wieder aufnehmen, in Sekundenschnelle und ohne IT-Support. Das entlastet die IT enorm und macht unseren Scan-Prozess zeit- und kosteneffizient. Wir sind jetzt technisch perfekt aufgestellt, um uns der TR RESISCAN-Konformität weiter anzunähern.“
(Sebastian Loch, SB IT – Landkreis Börde, Dezernat 1, Amt für Informationstechnik und Digitalisierung)
Den kompletten Anwenderbericht können Sie hier als PDF herunterladen.
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