Markt Ergolding mietet SCAMAX® 6×1 zur Digitalisierung der Bestandsdaten.
Ergolding ist ein schnell wachsender Markt im niederbayerischen Landkreis Landshut. Die moderne und familienfreundliche Gemeinde zählt über 13.000 Einwohner und verfügt über eine hervorragende Infrastruktur. Bürgermeister von Ergolding ist Andreas Strauß. Als er 2022 seinen IT-Chef mit einem ambitionierten Digitalisierungsprojekt beauftragt, ahnt er noch nicht, wie nahe die perfekte Lösung bereits liegt: nämlich keine 1.000 Meter vom Rathaus entfernt. Es ist der InoTec Dokumentenscanner SCAMAX® 6×1 der Ergoldinger Firma DATAWIN GmbH. Und den kann man auch mieten.
Temporäre Scan-Stelle im Rathaus Ergolding
Das Projekt auf einen Blick
Kunde: Markt Ergolding
Projekt: Installation einer temporären zentralen Scanstelle / Dokumentenscanner zur Miete
Umfang: Ein SCAMAX® 601cd (mit SCAMAXscan+ und Servicepaket)
Herausforderung: sehr diverses Belegmaterial, begrenzter Zeitrahmen, begrenztes Budget
Projektzeitraum: 6 Wochen von Erstkontakt bis zur Installation; 6-monatige Scanner-Miete
Rathaus Ergolding, © Markt Ergolding
Ausgangssituation:
Digitalisierung der Markt-Verwaltung und Ausweitung des Home Office-Angebots.
2022 steht der Markt Ergolding vor der Herausforderung, seine Bestandsakten zu digitalisieren. Zum einen, um die Digitalisierung der Markt-Verwaltung voranzutreiben, und Dokumente künftig leichter auffindbar und durchsuchbar zu machen. Zum anderen, um das Home Office-Angebot ausweiten zu können, und Beschäftigten mobilen Zugriff auf die Akten zu ermöglichen. Einen Großteil des stark gemischten Aktenmaterials machen Bauakten, Personalakten und Friedhofakten aus – darunter auch anspruchsvolle Formate und Papierqualitäten.
Das Problem:
Zu viele Akten für die Bestandsscanner – und zu wenige für einen Profi-Scanner.
Erste Tests mit den Bestandsscannern – große DIN A3-Multifunktionsgeräte und verschiedene Arbeitsplatzscanner – zeigen deutlich: Für ein Digitalisierungs-Projekt dieser Größenordnung sind die vorhandenen Geräte nicht geeignet. Erst recht nicht bei einem angestrebten Projektzeitraum von 6 Monaten. Die augenfälligsten Probleme sind:
- ungenügender Durchsatz: Die Bestandsscanner verarbeiten pro Minute und Stunde viel zu wenig Dokumente. Sie scannen zu langsam und sind nicht für einen Einsatz über Stunden und komplette Arbeitsschichten hinweg geeignet.
- ungenügende Nutzerfreundlichkeit: Durch die Vielzahl unterschiedlicher Geräte ist kein einfacher, einheitlicher Scan-Prozess möglich.
- ungenügende Verfügbarkeit: Die Bestandsscanner sind in dedizierte Prozesse integriert. Eine Einbindung der Scanner in den Archivierungsprozess würde diese Prozesse stören.
- schwankende Scanqualität: Die unterschiedlichen Arbeitsplatz-Scanner scheitern an dem uneinheitlichen Beleggut, insbesondere an den stark variierenden Formaten und Papierqualitäten.
Die Verantwortlichen im Rathaus erkennen schnell: Nur mit einem professionellen Dokumentenscanner ist ihr Digitalisierungsprojekt fristgerecht und qualitativ zu bewältigen. Jedoch: So groß der aufgelaufene Aktenbestand auch ist: Den Kauf eines hochpreisigen High End-Produktionsscanner rechtfertigt er noch nicht.
„Wir saßen ein wenig in der Zwickmühle: Wir hatten ein Projekt vor der Brust, für das wir definitiv einen Profi-Scanner benötigten. Gleichzeitig war klar: Nach sechs oder sieben scan-intensiven Monaten würden wir einen solchen nicht mehr auslasten können. Dafür läuft in einem Markt wie unserem dann doch nicht genug Papier auf. Die Lösung konnte also nur heißen: den besten Scanner finden – und dann mieten statt kaufen.“
Andreas Strauß, Erster Bürgermeister Markt Ergolding, © Markt Ergolding
Das Scanner-Anforderungsprofil:
Höchste Produktivität und unbedingte Nutzerfreundlichkeit – zu attraktiven Miet-Konditionen.
Ende 2022 hat das Projekt-Team ein scharfes Anforderungsprofil entwickelt: Gesucht wird ein High End-Dokumentenscanner zur Miete, mit dem binnen 6 Monaten der aufgelaufene Aktenbestand digitalisiert werden kann. Hohe Scan-Geschwindigkeit und maximale Ausdauer sollen den erforderlichen Durchsatz garantieren, um den ambitionierten Zeitplan einzuhalten. Vor allem aber soll der Scanner so einfach und intuitiv bedienbar sein, dass Angestellte aus verschiedensten Abteilungen ohne lange Einweisung unterbrechungsfrei und produktiv damit scannen können.
„Neben Durchsatz, Image-Qualität und Ausfallsicherheit war die Anwenderfreundlichkeit das zentrale Auswahlkriterium für uns: Wir wollten einfachste Prozesse und eine eindeutige, für alle verständliche Nutzerführung. Unser Leitsatz war: maximal 5 Prozess-Schritte vom Griff zur Akte bis zum final archivierten Scan.“
Andreas Strauß, Erster Bürgermeister Markt Ergolding
Die Scanner-Suche:
Nicht jeder Dokumentenscanner hält, was er verspricht.
Als Neulinge auf dem Gebiet des produktiven Scannens orientieren sich die Ergoldinger zunächst auf dem Markt. Sie testen die Dokumentenscanner der bekannten Anbieter. Überzeugen können diese jedoch nicht: Viele erweisen sich in der Teststellung als störungsanfällig, und insbesondere die Anwenderfreundlichkeit lässt zu wünschen übrig. Schließlich wird man auf die ortsansässige DATAWIN GmbH aufmerksam – und gewahr, dass diese mit der InoTec SCAMAX® Familie die weltweit führenden Produktionsscanner herstellt. Ein Termin wird vereinbart, und bereits bei der ersten Präsentation überzeugt der SCAMAX® 6×1 auf ganzer Linie.
„Wir waren sofort von der Robustheit und Leistungsfähigkeit der Maschine beeindruckt: ein komplett in Deutschland gefertigter Scanner, nachhaltig produziert und mit unlimitierten Tagesdurchsatz. Dazu eine Handhabung, die einfachste Prozesse ermöglicht. Das versprechen zwar fast alle Hersteller. In der Praxis sieht es aber oft ganz anders aus.“
Andreas Strauß, Erster Bürgermeister Markt Ergolding
Die Hardware-Lösung: Der SCAMAX® 601cd
Mit dem SCAMAX® 601cd entscheidet sich Ergolding für einen der leistungsstärksten und nutzerfreundlichsten Desktop-Scanner der Welt. Der Scanner ist TR-Resiscan-geeignet, scannt in Farbe und bester Image-Qualität (gemäß ISO 19264-1, B). Sein papierschonender Bandtransport führt auch schwierige Belege sicher durch den Scanner, die NoSCRATCH-Glasführungen schließen Geräteausfälle aufgrund zerkratzter Schienen aus. Seine Bedienung erfolgt über ein 18cm großes Farb-Touch-Display mit intuitiv bedienbarer Benutzer-Oberfläche und eindeutigen Volltext-Meldungen.
Die Software-Lösung: SCAMAX® scan+
Um die Nutzerfreundlichkeit ihrer Scan-Lösung zu optimieren und die besten Ergebnisse zu erzielen, entscheidet sich Ergolding für die InoTec Scan-Software SCAMAX® scan+. Die mehrsprachige Programmoberfläche im Office-Design bietet leicht verständliche Symbole und eine frei definierbare Schnellfunktionsleiste.
Die Teststellung:
„Allen anderen Geräten überlegen.“
Gerade einmal drei Tage nach dem Erstkontakt beginnt die mehrwöchige Teststellung im Ergoldinger Rathaus, bei der der SCAMAX® 6×1 schnell auch noch die letzten Zweifel ausräumt.
„In der ausführlichen Testphase konnten wir uns davon überzeugen, dass der SCAMAX® in Geschwindigkeit und Funktionssicherheit allen anderen Geräten überlegen ist.“
Andreas Strauß, Erster Bürgermeister Markt Ergolding
Die Schulung und Nachbetreuung:
In nur wenigen Stunden weisen die InoTec-Experten die Projektverantwortlichen in die Bedienung und Funktionsweisen des Dokumentenscanners ein. Dann kann das Scan-Großprojekt auch schon losgehen. Die Konfigurationen für die ersten beiden benötigten Scan-Profile nimmt noch der InoTec Service vor. Das dritte Scan-Profil kann der Ergoldinger IT-Administrator bereits selbständig einrichten. In den folgenden 6 Monaten läuft alles reibungsfrei. Ergolding benötigt nicht ein einziges Mal den Kundenservice. Der meldet sich allerdings seinerseits beim Markt Ergolding, um nachzufragen, ob alles passt.
„InoTec hat sich wiederholt bei uns gemeldet und sich erkundigt, wie unser Scan-Projekt verläuft, und ob wir mit dem Scanner und der Software zufrieden sind. Wir hatten zwar keinerlei Service-Bedarf. Aber zu wissen, dass ein engagierter Service bereitsteht, ist natürlich ein gutes Gefühl.“
Andreas Strauß, Erster Bürgermeister Markt Ergolding
Das Kunden-Resümee:
„Das Projekt verlief zu unserer vollsten Zufriedenheit.“
Mit dem SCAMAX® 6×1 bewältigt Ergolding sein Scan-Großprojekt mühelos. Alle Bestandsdaten werden in bester Qualität digitalisiert und archiviert. Die Abholung des Scanners durch InoTec nach Ablauf der Miete erfolgt binnen weniger Minuten.
„Das Projekt verlief zu unserer vollsten Zufriedenheit. Alle waren von dem Scanner begeistert: allen voran die AnwenderInnen. Wenn wieder ausreichend Dokumente aufgelaufen sind, werden wir den Scanner erneut mieten. Die Software-Lizenz haben wir darum gleich behalten, und mit ihr unsere Scanprofile pro Aktentyp. Das Mietmodell ist eine super Sache für einen Markt unserer Größe. Wir werben dafür und empfehlen es anderen Kommunen wärmstens!“
Andreas Strauß, Erster Bürgermeister Markt Ergolding
Den kompletten Anwenderbericht können Sie hier als PDF herunterladen.
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