Suche
Close this search box.

Suche

Scanner News und Know-how

„Dransetzen, draufdrücken, scannen, fertig. Ein Meilenstein auf unserem Weg zur komplett digitalen Stadtverwaltung.“

Wallfahrtsstadt Kevelaer digitalisiert Poststelle: mit SCAMAX® 6×1 Produktionsscanner.

Die Wallfahrtsstadt Kevelaer in Nordrhein-Westfalen mag nur knapp 30.000 Einwohner zählen. Überregionale Bekanntheit hat sie dennoch längst erreicht. Zum einen als eine der bedeutendsten Wallfahrtsstädte Deutschlands. Zum anderen durch die fortgeschrittene Digitalisierung ihrer Einrichtungen und Behörden, vorangetrieben durch findige MitarbeiterInnen: Meist ohne Blaupause oder verbindliche Anleitung. Dafür aber mit umso mehr Herz und Eigeninitiative. Und einer klaren Vorgabe des Bürgermeisters: Was sinnvoll digitalisiert werden kann, muss digitalisiert werden. Das jüngste Ergebnis dieses Engagements: eine professionelle digitale Poststelle, basierend auf einem echten InoTec Produktionsscanner ‚Made in Germany‘ – dem SCAMAX® 6×1.

Christian Cleve, Anika Sestig, Zentrale Dienste, Wallfahrtsstadt Kevelaer

Das Projekt auf einen Blick

Kunde: Wallfahrtsstadt Kevelaer
Projekt: Installation einer Zentralen Scanstelle / Digitalisierung der Poststelle
Umfang: Ein SCAMAX® 601cd mit SCAMAXscan+ und Servicepaket
Herausforderungen: Möglichst TR Resiscan-konforme Prozesse für Ersetzendes Scannen
Projektzeitraum: 3 Wochen von Erstkontakt bis Teststellung; abgeschlossenes Vergabeverfahren; 3 Tage von Bestellung bis Lieferung

Rathaus Kevelaer, © Bubo Bubo

Die Ausgangssituation:
Dezentrales Scannen mit einer Vielzahl unterschiedlicher Low-Budget-Scanner

Anfang 2021 digitalisiert die Stadt ihre Dokumente noch dezentral. Dazu kommen an verschiedenen Stellen verschiedene Scannertypen zum Einsatz: Flachbettscanner, Multifunktionsgeräte und Etagenkopierer. Aber auch niederpreisige Dokumentenscanner unterschiedlicher Hersteller. Die Scan-Prozesse unterscheiden sich je nach Scanstelle stark.

Das Problem:
Masse statt Klasse funktioniert nicht

Der dezentrale Scan-Ansatz mit zahlreichen Low-Budget-Geräten erfüllt in vielerlei Hinsicht nicht die Ansprüche, die die Verantwortlichen der Abteilung Zentrale Dienste an die Digitalisierung ihrer Eingangspost stellen. Fünf Kritikpunkte fallen dabei besonders ins Gewicht:

1. Die Verfügbarkeit: Die Low-Budget-Geräte fallen immer wieder aus, müssen eingeschickt oder komplett ersetzt werden, und stehen dann tage- und wochenlang nicht zur Verfügung. Das
macht die fristgerechte Bearbeitung bestimmter postalisch eingereichter Anliegen unmöglich.

2. Die Image-Qualität: Die Qualität der Scans variiert stark: Während manche Geräte annehmbare Bilder erzeugen, ist auf anderen Scans oft nur wenig zu erkennen.

3. Die Prozess-Qualität: Zwar arbeiten die NutzerInnen der jeweiligen Scanner gewissenhaft. Die gerätebedingten Unterschiede in den Arbeitsschritten lassen ein ersetzendes Scannen im Sinne von TR-Resiscan jedoch nicht einmal ansatzweise zu.

4. Die Kosten – sowohl für die Stadt, als auch für die Umwelt: Die Low-Budget-Scanner sind zwar günstig in der Erstanschaffung. Da jedoch immer wieder Scanner entsorgt und neu angeschafft werden müssen, mehren sich die Kosten pro Scan für die Stadt – bei steigender Umweltbelastung.

5. Der Hersteller-Service: Die etwas wertigeren Einzugsscanner sind zwar theoretisch reparierbar. In der Praxis dauert es aber zu lange, bis qualifizierte TechnikerInnen erreichbar oder gar vor Ort sind.

„Bereits nach kurzer Zeit des dezentralen Scannens hatten wir verstanden: Um unsere Ziele zuverlässig zu erreichen, benötigen wir einen echten Produktionsscanner. Viele Budget-Scanner statt einem Profi-Gerät einzusetzen, spart weder Geld, noch führt es in der Tagespost-Digitalisierung zu annehmbaren Ergebnissen. Erst recht nicht, wenn man TR Resiscan-konform oder -nah scannen möchte.“

Anika Sestig, Zentrale Dienste, Wallfahrtsstadt Kevelaer

Das Anforderungsprofil:
„Dransetzen, draufdrücken, scannen, fertig.“

Die Projektverantwortlichen beschließen, eine zentrale Scanstelle für die Massendigitalisierung zu installieren. Dezentral soll künftig nur noch kopierend gescannt werden. Außerdem gebundenes sowie besonders großformatiges Scangut (DIN A0). Für die zentrale Scanstelle soll ein hochwertiger Produktionsscanner angeschafft werden. Die Anforderungen an den Scanner leiten sich direkt ab aus den Schwächen der bisherigen, dezentralen Scan-Lösung mit Low-Budget-Scannern:

1. Der Produktionsscanner soll absolut zuverlässig, störungsunanfällig und somit hochverfügbar sein.

2. Der Produktionsscanner soll einfach und intuitiv bedienbar sein. Ebenso die zugehörige Software.

3. Die Zusammenarbeit mit dem Scanner-Hersteller soll partnerschaftlich verlaufen: Das beinhaltet u.a. eine direkte Kommunikation, feste Ansprechpersonen und einen schnellen Vor-Ort-Support. Verschleiß- oder Ersatzteile sollen in kürzester Zeit verfügbar sein.

4. Der Produktionsscanner soll von den Mitarbeitenden selbst gereinigt werden können. Auch grundlegende Arbeiten wie der Wechsel von Verschleißteilen sollen schnell, einfach und ohne
externe Techniker geleistet werden können.

5. Der Produktionsscanner soll – als größeres Invest – besonders langlebig sein: um eine niedrige TCO zu gewährleisten; und um ein nachhaltiges, umweltgerechtes Scannen zu ermöglichen.

„Wir wollten einen besonders nutzerfreundlichen, robusten und unkomplizierten Scanner. Denn das bedeutet aus der Sicht einer vergleichsweise kleinen Behörde „Leistungsstärke“. Unser Hauptaugenmerk lag nicht auf höchstmöglichen Durchsätzen. Was wir aber unbedingt wollten und auch dringend benötigten: einen Scanner, der zuverlässig funktioniert, und einfachste Prozesse ermöglicht. Dransetzen, draufdrücken, scannen, fertig. Nicht mehr. Aber auch auf keinen Fall weniger.“

Christian Cleve, Zentrale Dienste, Wallfahrtsstadt Kevelaer

Die Scanner-Suche:
„OK Google, zeig mir die qualitativsten Dokumentenscanner!“

Zu Beginn der Scanner-Suche haben die Verantwortlichen noch keine Erfahrung mit Premium-Scannern. Da die bundesweiten Stellen weder Orientierung noch Empfehlungen bieten, beginnt die Recherche auf Google. Um die Qualitätskriterien eines Produktionsscanners kennenzulernen und Entscheidungskompetenz aufzubauen, sucht Christian Cleve zunächst nach High-End-Geräten.
Er landet bei der SCAMAX®-Serie von InoTec – und fragt sich, was die vergleichsweise hohen Anschaungspreise rechtfertigt. Er greift zum Telefon, und löchert den InoTec Vertrieb mit Fragen.
Eine Stunde später weiß er nicht nur, auf welche Merkmale es beim Produktionsscanner-Kauf wirklich ankommt, und wie sich die tatsächlichen Gesamtbetriebskosten eines Scanners zusammensetzen. Sondern auch, dass der SCAMAX® 6×1 das passende Leitprodukt für die anstehende Ausschreibung darstellt. Es wird die kostenlose Teststellung eines SCAMAX® 601cd vor Ort vereinbart.

Die Hardware-Lösung:
Der SCAMAX® 601cd

Mit dem SCAMAX® 601cd entscheidet sich die Wallfahrtsstadt für einen der leistungsstärksten und nutzerfreundlichsten Desktop-Scanner der Welt. Der Scanner ist TR-Resiscan-geeignet, scannt in Farbe und bester Image-Qualität (gemäß ISO 19264-1, B). Sein papierschonender Bandtransport führt auch schwierige Belege sicher durch den Scanner, die NoSCRATCH-Glasführungen schließen Geräteausfälle aufgrund zerkratzter Schienen aus. Seine Bedienung erfolgt über ein 18 cm großes Farb-Touch-Display mit intuitiv bedienbarer Benutzer-Oberfläche und eindeutigen Volltext-Meldungen.

Die Software-Lösung:
SCAMAX® scan+

Um die Nutzerfreundlichkeit ihrer Scan-Lösung zu optimieren und die besten Ergebnisse zu erzielen, entscheidet sich die Wallfahrtsstadt Kevelaer für die InoTec Scan-Software SCAMAX® scan+. Die mehrsprachige Programmoberfläche im Office-Design bietet leicht verständliche Symbole und eine frei definierbare Schnellfunktionsleiste.

Die Presale-Phase und Teststellung:
Sicherheit für den Invest

Um auf Nummer sicher zu gehen, den Scanner ausgiebig zu testen, und seine Vorzüge live zu erleben, führt die Wallfahrtsstadt Kevelaer eine ausgiebige Teststellung durch. Kosten entstehen ihr dabei keine. Dafür gewinnt sie wertvolle Einblicke. Und die Gewissheit, künftig mit dieser oder einer
vergleichbaren Kombination aus Scanner-Hardware und -Software arbeiten zu wollen.

„Bereits beim Aufbau und der Geräte-Einweisung durch die InoTec-Mitarbeitenden haben wir gemerkt: Diese Leute kennen und lieben ihre Scanner. Das hat uns ein gutes Gefühl gegeben. Im täglichen Scan-Betrieb hat sich dann restlos bewahrheitet, was uns in der Presale-Phase versprochen wurde: Der Scanner performt zuverlässig, erzeugt fantastische Images und ist superleicht zu bedienen. Hatten wir Fragen, bekamen wir binnen Minuten eine Fachkraft ans Telefon. Schon nach wenigen Tagen standfest: Diesen Scanner wollen wir nicht mehr missen.“

Anika Sestig, Zentrale Dienste, Wallfahrtsstadt Kevelaer

Die Schulung und Nachbetreuung:
1A Service auch nach Vertragsabschluss

Nur wenige Tage nach der Bestellung wird der endgültige Scanner geliefert und in Betrieb genommen. InoTec führt eine weitere Schulung für die künftigen OperatorInnen der Poststelle durch. Auch in den folgenden Wochen und Monaten lassen sich die InoTec-ExpertInnen vor Ort sehen, geben wertvolle Tipps und unterstützen bei speziellen Anliegen und Fragestellungen. Der
Scanner wird inzwischen für alle städtischen Abteilungen genutzt, die bereits an das Dokumenten-Management-System angeschlossen sind. Weitere werden sukzessive angeschlossen.

Das Kunden-Resümee:
„Eine klare Empfehlung – auch für benachbarte Kommunen.“

„Wir sind mehr als zufrieden mit dem Scanner und der Software. Unsere Entscheidung, auf Qualität zu setzen, zahlt sich aus: Wir erreichen unsere Ziele, digitalisieren taggleich, und konnten viele Prozesse auf ein neues, digitales Level heben. Der Scanner ist ein echter Meilenstein auf unserem Weg zur komplett digitalen Stadtverwaltung. Darum haben wir ihn auch bereits benachbarten Kommunen vorgestellt und empfohlen.“

Christian Cleve, Zentrale Dienste, Wallfahrtsstadt Kevelaer

Über die Wallfahrtsstadt Kevelaer:
Kevelaer ist einer der wichtigsten Marienwallfahrtsorte und empfängt jährlich rund hunderttausende Pilger und Gäste. Neben der historischen Innenstadt mit den Wallfahrtszentren, lockt auch der Solegarten St. Jakob viele Menschen in die Stadt. Mit dem muschelförmigen Gradierwerk und der ansprechenden Parkanlage lädt der Solegarten zum Entspannen und Durchatmen ein.

Den kompletten Anwenderbericht können Sie hier als PDF herunterladen.

Schlagwörter:

Nach oben