Führender Akten-Digitalisierer tauscht Scanner-Flotte aus.
Der Archivierungs-Experte LAGER 3000 benötigt zuverlässigere und produktivere Dokumentenscanner. Darum migriert er fünf SCAMAX® 6×1 von InoTec in seine bestehende Infrastruktur – bei laufendem Dienstleistungsbetrieb. Wie das klappt und warum es sich für LAGER 3000 doppelt und dreifach auszahlt, verrät diese Success Story.
Das Projekt auf einen Blick
Kunde: LAGER 3000 GmbH
Projekt: Austausch der gesamten Dokumentenscanner-Flotte
Umfang: Fünf InoTec SCAMAX® 631
Herausforderungen: Integration in die kundenspezifische Infrastruktur; Austausch ohne Produktionseinbußen
Projektzeitraum: Drei Wochen bis zur Teststellung; vier Monate bis zum Projektabschluss
Projektpartner: Dyanix GmbH
Die Ausgangssituation:
Produktives Scannen als Schlüsselkompetenz
LAGER 3000 ist ein führender deutscher Anbieter für Archivmanagement-Services. Der Premium-Dienstleister archiviert, digitalisiert, transportiert und vernichtet Akten: für Banken, Sparkassen und Versicherungen ebenso wie für Behörden, Gerichte sowie Handels- und Industrieunternehmen. Digitalisierungs-Leistungen stellen somit einen wichtigen Bestandteil im Portfolio von LAGER 3000 dar: insbesondere die Projektdigitalisierung, die Posteingansverarbeitung, der Scan-on-Demand sowie die Datenerfassung und -konvertierung. Dazu benötigt LAGER 3000 hochperformante und hochverfügbare Dokumentenscanner.
Das Problem:
Ausfallende Scanner gefährden die SLAs mit den Kunden
Im Mai 2021 beschließt LAGER 3000 deshalb, seine bis dato eingesetzte Scanner-Flotte vollständig zu erneuern. Die bislang genutzten Kodak-Geräte sind zu diesem Zeitpunkt den gestiegenen Anforderungen an den tatsächlichen Tages-Durchsatz nicht mehr gewachsen, und bereits wiederholt ausgefallen. Die erforderliche Hochverfügbarkeit ist nicht mehr gegeben. LAGER 3000 läuft somit immer wieder Gefahr, die mit Kunden getroffenen SLAs nicht erfüllen zu können. In einer Branche, in der Verlässlichkeit und Termintreue zu den härtesten Währungen zählen, ein unhaltbarer Zustand für den Premium-Dienstleister.
„Die Hersteller-Angaben zur Verarbeitungsgeschwindigkeit von Produktionsscannern sind interessant, für die Praxis aber nur bedingt aussagekräftig. Die tatsächliche Verarbeitungsgeschwindigkeit eines Scanners hängt vor allem ab von anderen Qualitätsmerkmalen und Produkteigenschaften: Wie sicher zieht er stark heterogenes Material ein? Wie reagiert er auf vergessene Post-its, verklebte Kanten und angerissene Blätter? Wie auf den drastischen Gewichtswechsel bei historischen Papiersorten? Wie schnell und einfach lassen sich Störungen beheben? Und wie schnell erreicht der Scanner nach einem Stopp wieder seine volle Scan-Geschwindigkeit?“
Thomas Cybulski, Prokurist LAGER 3000
Das Anforderungsprofil:
Höchste Verfügbarkeit, höchste Nutzerfreundlichkeit, Top-Service.
LAGER 3000 Prokurist Thomas Cybulski kennt InoTec und die SCAMAX® Scanner bereits von Messen und weiß um die hohe Qualität der Produktionsscanner Made in Germany. Darum wendet er sich direkt an InoTec. Neben einem anspruchsvollen technischen Anforderungsprofil und klaren Durchsatzvorgaben (210 ppm) beinhaltet seine Anfrage vier zentrale Punkte:
- Die neuen Scanner sollen besonders störungsunanfällig und somit hochverfügbar sein.
- Die neuen Scanner sollen von LAGER 3000 selbst gewartet werden können. Grundlegende Wartungs- und Reparaturarbeiten sollen schnell, einfach und vor allem ohne externe Techniker geleistet werden können.
- Verschleiß- oder Ersatzteilesollten sollen in kürzester Zeit verfügbar sein.
- Die Zusammenarbeit mit dem Scanner-Hersteller soll partnerschaftlich verlaufen: Das beinhaltet u.a. eine direkte Kommunikation, feste Ansprechpartner und einen schnellen Vor-Ort-Support
„Als Dienstleister benutzt man die Scanner häufig unter Volllast und fordert konsequent durchgängige Verfügbarkeit der vollen Leistung. Ausfälle – egal ob kleine oder große – kosten schlichtweg Geld. Kleinere Probleme selbst zu beheben, Kalibrierungen ohne Zusatzkosten durchzuführen und Verschleiß- oder Ersatzteile einfach zu bekommen, waren deshalb entscheidende Kriterien für die Auswahl der neuen Scanner.“
Thomas Cybulski, Prokurist LAGER 3000
Die Hardware-Lösung:
Der SCAMAX® 6×1 ist Scandienstleisters Liebling.
InoTec ist sich sofort sicher, mit dem Dokumentenscanner SCAMAX® 6×1 die Wünsche von LAGER 3000 erfüllen zu können – und darüber hinaus einen großen Mehrwert bieten zu können: Zum einen, weil die Leistungsparameter der „Durchsatz-Sensation“ SCAMAX® 6×1 die Kundenanforderungen größtenteils übertreffen. Zum anderen, weil die SCAMAX® Linie für echten 24/7 Produktionsscan konzipiert ist, und ihre hohen Scan-Geschwindigkeiten so über viele Stunden oder ganze Arbeitsschichten hinweg zuverlässig zum Tragen bringt. Ohne Stopps. Und ohne Fehler. Dazu kommen die robuste Bauweise und die qualitative Verarbeitung des SCAMAX® 6×1, die ihn besonders langlebig machen: optimale Voraussetzungen also für den hochvolumigen und ausdauernden Einsatz in der Digitalisierungs-Dienstleistung.
„Die Verarbeitungsqualität der Geräte ist sehr gut und hat uns von Anfang an überzeugt. Spätestens wenn man ein Gerät öffnet oder gar aufschraubt, offenbaren sich doch überzeugende Verarbeitungsmerkmale, die bei Produktionsmaschinen definitiv bemerkenswert sind. Mit Blick auf die immer mehr in den Fokus rückenden Lieferketten überzeugt natürlich auch die durchgängige Made-in-Germany-Philosophie des Herstellers.“
Thomas Cybulski, Prokurist LAGER 3000
Die Software-Lösung:
Kompatibel mit der gewachsenen Software-Umgebung.
Ein Spezifikum der Anfrage von LAGER 3000 erfordert ein besonderes Vorgehen: LAGER 3000 setzt als Erfassungslösung schon seit Jahren Kodak Capture Pro ein, und hat – basierend auf dem Exportergebnis der Software (Bild, Metadaten, XML) – eine weitreichende Validierungsumgebung entwickelt, um gewisse Kundenanforderungen erfüllen zu können. Dieses gewachsene Software-Ökosystem möchte LAGER 3000 weiterhin nutzen. Jedoch sind die SCAMAX® Scanner zu diesem Zeitpunkt noch nicht in Kodak Capture Pro integriert. Darum kontaktiert InoTec seinen Vertriebspartner DYANIX. Zu dessen herausragenden Kompetenzen gehört es, passgenaue kundenspezifische Lösungen zu finden und zu realisieren – unabhängig von den beteiligten Software- und Hardware-Anbietern.
„Die Scan-Software und die Scan-Hardware gleichzeitig zu migrieren, ist für einen Scandienstleister, der täglich seine Kunden bedienen muss, keine Option. Wir haben über die Jahre hinweg viele Eigenentwicklungen im Bereich Klassifizierung, Qualitätssicherung und Bezugssysteme zur physischen Lagerung angedockt. Diese Systeme mussten bei der Hardware-Migration mitgenommen werden.“
Thomas Cybulski, Prokurist LAGER 3000
Die Presale-Phase:
In drei Wochen vom Erstkontakt zur Teststellung.
Während DYANIX die Software-seitigen Voraussetzungen schafft, organisieren zwei InoTec-Experten die Integration eines ersten SCAMAX® 631 vor Ort. Die Zusammenarbeit und die Kommunikation zwischen DYANIX, InoTec und LAGER 3000 funktioniert perfekt, und so kann schon wenige Wochen nach der initialen Anfrage die Teststellung des SCAMAX® 631 in der spezifischen Software- und Validierungsumgebung von LAGER 3000 beginnen.
„In der intensiven Presale-Phase wurden wir fachlich bemerkenswert kompetent beraten. Vom ersten Moment an hat man sich sehr um uns bemüht und uns das Gefühl gegeben, als Kunde zu 100% gewollt zu sein. Und das obwohl wir aufgrund der strikten Anforderung einer Integration in unsere bestehende Kodak-Umgebung mit Sicherheit kein einfacher Interessent waren.“
Thomas Cybulski, Prokurist LAGER 3000
Die Teststellung:
Der SCAMAX® 631 hält noch mehr, als er verspricht.
Der SCAMAX® 6×1 kann in der 8-wöchigen Teststellung auf ganzer Linie überzeugen und LAGER 3000 bestellt die ersten beiden Geräte. Damit während des vorübergehenden Mischbetriebs mit InoTec- und Kodak-Scannern homogene Scan-Ergebnisse erzielt werden, nimmt das InoTec Entwickler-Team noch Anpassungen am Treiber und der Firmware der SCAMAX® 631 vor. Unter anderem im Bereich der Bildeinstellungen (z.B. zusätzliche Features zur Farbsättigung).
„Abgerundet durch eine technisch wie fachlich einwandfrei begleitete Teststellung hatten wir ein sehr gutes Gefühl, wechseln zu können. Dies ist bei einer laufenden Infrastruktur keine leichte Entscheidung für einen Dienstleister. Man hängt stark an bestehenden, funktionierenden Arbeitsprozessen und muss erst einmal ein absolutes Vertrauen gewinnen, um einen substantiellen Wechsel einzuleiten.“
Thomas Cybulski, Prokurist LAGER 3000
Die Schulung:
Drei bestens investierte Tage.
Zeitgleich führt InoTec mit dem Head of Digitization von LAGER 3000 eine dreitägige Basis- und Technikerschulung durch. LAGER 3000 lernt hierbei u.a.:
- die richtige Vorgehensweise beim Update von Firmware und Treiber des Scansystems
- die Anordnung und Arbeitsweise der verschiedenen Baugruppen, Motoren und der Sensorik
- die Durchführung von Wartungsarbeiten inkl. der Erkennung sinnvoller Präventionsmaßnahmen
- die eigenständige Analyse und Behebung einfacher Störungen und die dafür notwendigen Justage- und Kalibrierungsmaßnahmen
„Die Schulung unserer eigenen Mitarbeiter durch den Hersteller ist ein sehr gutes Angebot, das wir sofort genutzt haben. Das ersetzt ganz sicher nicht in jedem Fall den Fachtechniker, aber spart uns viel Geld und schützt uns vor unnötigen Ausfallszeiten.“
Thomas Cybulski, Prokurist LAGER 3000
Der Projektabschluss:
Alle Ziele erreicht. Und viele übertroffen.
Mit der Bestellung der nächsten drei SCAMAX® 631 ist der Austausch der LAGER 3000 Dokumenten-Scanner-Flotte schließlich perfekt – ebenso wie das Ergebnis. LAGER 3000 kann mit den InoTec Scannern nicht nur alle Scan-SLAs gegenüber seinen Kunden wieder zuverlässig einhalten und die Scanner-Wartung wie gewünscht selbst leisten: Digitalisierungs-Projekte gelingen mit den SCAMAX® 631 jetzt um ganze 20 Prozent schneller, wodurch LAGER 3000 zusätzliche jährliche Gewinne im sechsstelligen Bereich realisiert.
Das Kundenresümee:
20 Prozent mehr Leistung und zusätzliche jährliche Gewinne im sechsstelligen Bereich.
„Im 300dpi Scan können wir eine Steigerung des Leistungsumsatzes um bis zu 20% nachvollziehen. Bemerkenswert ist auch die 400dpi Auflösung: Diese wird zwar seltener gebucht, aber hier haben wir sogar eine Leistungssteigerung von über 25% erreicht. In Summe reagieren die neuen Scanner schneller, verarbeiten in Volllast besser und sind einfacher im täglichen Handling. Auch banale Themen wie die täglich mehrfache Reinigung von Papierkrümeln, Staub etc. sind ergonomischer gelöst. Am Ende einer Produktionsschicht ist es auf einen Blick am Durchsatz zu erkennen, dass alle diese Details zu einem deutlich besseren Ergebnis in gleicher Zeitspanne führen.“
Thomas Cybulski, Prokurist LAGER 3000
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