Eine erfolgreiche Digitalisierung setzt voraus, dass die auf Papier vorliegenden Informationen schnell und zuverlässig in elektronische Prozesse überführt werden. Eine Schlüsselkomponente hierfür sind Produktionsscanner. Bei der Auswahl des richtigen Geräts gilt es wichtige Kriterien und Zusammenhänge zu beachten. Peter Schrittenlocher, Scanner-Experte und geschäftsführender Gesellschafter des Hochleistungsscanner-Spezialisten Datawin, gibt wertvolle Praxis-Tipps und räumt dabei mit einigen weitverbreiteten Missverständnissen auf.
Tipp 1: Geschwindigkeit und Durchsatz sind zwei Paar Schuhe.
Hohe Scangeschwindigkeiten sind eine Voraussetzung für hohen Durchsatz. Mindestens so wichtig ist jedoch die “Ausdauer“ eines Scanners: also seine Fähigkeit, über Stunden oder ganze Schichten hinweg unterbrechungsfrei zu scannen. Nur so kommen hohe Scangeschwindigkeiten auch zum Tragen. Und nur so entsteht hoher Durchsatz. Grundlegende Funktionen und Eigenschaften für ein unterbrechungsfreies, prozesseffizientes Scannen sind vor allem ein zuverlässiger Papiereinzug, eine sichere Papierführung, eine hohe Benutzerfreundlichkeit und nicht zuletzt eine Top-Bildqualität.
Tipp 2: Gehen Sie keine Kompromisse bei der Bildqualität ein.
Die Bildqualität hat großen Einfluss auf die Prozesseffizienz eines Scanners: Je besser die Bildqualität, desto weniger Re-Scans sind notwendig und desto höher ist der Tagesdurchsatz. Zudem wirkt sich die Bildqualität auf viele nachgelagerte Arbeitsschritte aus. So sind Klassifizierungs- und Indexierungsaufgaben nur dann erfolgreich, wenn die Daten und Informationen aus den Images sauber erkannt werden. Akzeptieren Sie deshalb keine Verschlechterung der Bildqualität zugunsten höherer Scangeschwindigkeiten. Ein guter Produktionsscanner kann beides gleichzeitig: mit höchster Qualität und in höchster Geschwindigkeit scannen.
Tipp 3: Tappen Sie beim Durchsatz nicht in die Einheiten-Falle.
Unterschiedliche Scanner-Hersteller geben den Durchsatz ihrer Geräte in unterschiedlichen Einheiten an. Das ist verwirrend genug. Richtig trügerisch wird es, wenn undurchsichtige Abkürzungen und vermeintliche Übersetzungsungenauigkeiten hinzukommen, die dem Leser eine Fehlinterpretation zugunsten des Herstellers fast schon suggerieren. So steht zum Beispiel „ppm“ (pages per minute) eigentlich für „Blatt pro Minute“, wird aber teils auch für „Seiten pro Minute“ verwendet. Das mag übersetzungstechnisch legitim sein, inhaltlich ist es aber grob missverständlich. Denn ein „Blatt“ hat zwei „Seiten“, und wer hier nicht gut aufpasst, interpretiert eine Durchsatzangabe schnell um 100 Prozent zu hoch. Geben Sie sich also nicht zufrieden mit „ppm“, „ipm“, „dpm“ und Co. Bestehen Sie auf ausgeschriebene oder eindeutig abgekürzte Einheiten in ihrer Sprache, wie zum Beispiel „Blatt pro Minute“ oder „Dok/Min“ (Dokumente pro Minute), oder eben explizit „Seiten pro Minute“. Vorsicht: Nur scheinbar konkret ist die Angabe „Bilder pro Minute“, denn Scanner mit Multistreaming liefern zwar tatsächlich zehn und mehr Bilder (Snippets) pro Seite. Das ändert aber nichts daran, dass eben nur eine Seite gescannt wird.
Tipp 4: Bevorzugen Sie ‚Made in Germany’.
Unternehmen aus Deutschland sind Innovationsführer beim Produktionsscannen. Das ist das Resultat hoher Aufwendungen für Forschung und Entwicklung sowie kontinuierlicher Investitionen in die technische Qualifikation und Ausbildung der Mitarbeiter. Durch einen engen Kontakt zu Kunden und Partnern werden aktuelle Marktanforderungen konsequent in der Produktentwicklung aufgegriffen und umgesetzt. Hinzu kommt ein leistungsfähiger Service und Support mit kurzen und direkten Wegen zum richtigen Ansprechpartner. ‚Made in Germany’ bedeutet zudem eine umwelt- und sozialverträgliche Produktion.
Tipp 5: Bewahren Sie sich beim Betrieb die höchstmögliche Flexibilität.
Ein flexibler Produktionsscanner ist problemlos vor Ort nach- und umrüstbar. So kann er mit Ihren wachsenden Anforderungen mitwachsen oder auch ganz neuen Bedarfen gerecht werden. Die Upgrade- und Update-Fähigkeit sollte dabei über die Scangeschwindigkeit hinausgehen und auch Funktionen für die Image-Optimierung und die Image-Bearbeitung umfassen. Zusätzlich sind flexible Scansysteme so konzipiert, dass künftige Produktverbesserungen einfach umgesetzt werden können: zum Beispiel über den Austausch von Komponenten oder Software-Updates.
Tipp 6: „Wer billig kauft, kauft oft zweimal.“
Die alte Binsenweisheit gilt auch bei Produktionsscannern. Billige Produkte haben immer einen Haken. Sei es, dass minderwertige Komponenten verbaut werden oder die Produktion in Ländern mit Niedriglöhnen und fragwürdigen Umweltstandards stattfindet. Qualität hat ihren Preis. Zudem sagt der Anschaffungspreis eines Scanners nur wenig über seine Gesamtbetriebskosten aus. Diese werden bestimmt durch die Kosten für Verschleiß- und Ersatzteile, die Haltbarkeit der eingesetzten Komponenten sowie die Wartungsfreundlichkeit des Scanners. Ein intelligent konstruierter Scanner kann vom Anwender weitgehend selbstständig gereinigt und im Bedarfsfall gewartet werden.
Tipp 7: „Drum prüfe, wer sich ewig bindet …“
Bleiben Sie während des Kaufprozesses immer kritisch. Nehmen Sie sich genug Zeit, anhand einer Anforderungsliste die unterschiedlichsten Modelle miteinander zu vergleichen. Machen Sie dabei die Probe aufs Exempel: Vereinbaren Sie eine Teststellung und testen Sie die Geräte auf Herz und Nieren. Scannen Sie beispielhaft einige Tage im Produktivbetrieb und analysieren Sie, wie die Image-Qualität in Schwarz-Weiß, in Farbe und bei hohen Geschwindigkeiten gerät und welche Erkennungsraten Sie erzielen.
Tipp 8: Bewahren Sie sich Ihre Unabhängigkeit
Machen Sie sich weder bei Hardware und Software-Komponenten noch bei der externen Beratung von einem Anbieter abhängig. Nehmen Sie Unterstützung und Hilfestellung an, aber behalten Sie zu jeder Zeit die alleinige Kontrolle über Ihren Scanworkflow. Bevorzugen Sie Anbieter, die Ihnen Kompetenz-Pools bieten. Kompetenz-Pools bündeln die Erfahrung und das Wissen eines Herstellers und seiner Partner zum Thema „Digitale Dokumentenerfassung“. Nutzen Sie dieses Know-how für eine kompetente Beratung oder notwendige Integrationsleistungen, aber behalten Sie immer die Zügel in der Hand.
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