Vom Papier in die elektronische Patientenakte: Was bei der Auswahl Ihres Dokumentenscanners wichtig ist.

Krankenhaus-IT: Herr Unmuth, warum ist die Wahl des richtigen Dokumentenscanners für Kliniken so wichtig?

Steffen Unmuth: Der Dokumentenscanner ist das zentrale Werkzeug, um papierbasierte Gesundheitsdaten sicher und schnell in die elektronische Patientenakte (ePA) zu übertragen. Dabei geht es nicht nur um Geschwindigkeit, sondern vor allem um eine konstant hohe Bildqualität und eine reibungslose Verarbeitung verschiedener Dokumententypen. Wenn ein Gerät hier Schwächen zeigt, muss das Personal viel Zeit in Nachbearbeitung oder Fehlerkorrekturen investieren – ein Aufwand, den man im Klinikalltag nicht leisten kann.

Krankenhaus-IT: Was sind die besonderen Herausforderungen in medizinischen Einrichtungen?

Unmuth: Krankenhäuser scannen nicht nur Standard-A4-Dokumente. Es gibt überlange Dokumente wie EKG-Streifen, kleine Formate, handschriftliche Einträge, alte Thermopapiere oder Röntgenbilder. Diese Vielfalt muss ein Scanner in gemischten Stapeln zuverlässig verarbeiten, ohne dass ständig manuell sortiert werden muss. Dazu braucht es einen ausgefeilten Papiereinzug und -transport.

Krankenhaus-IT: Wie wichtig ist dabei die Benutzerfreundlichkeit?

Unmuth: Sie ist entscheidend. Geräte, die intuitiv zu bedienen sind, reduzieren Schulungsaufwand und Fehler und steigern Effizienz und Anwenderakzeptanz. Eine klare Menüführung, automatisierte Scanprofile und eine übersichtliche Statusanzeige sind hier ein Muss. Ebenso wichtig ist die Wartung: Einzugsrollen oder andere Verschleißteile sollten ohne Werkzeug in wenigen Minuten gewechselt werden können, damit es zu keinen langen Unterbrechungen im Workflow kommt.

Krankenhaus-IT: Welche Rolle spielt die Bildqualität?

Unmuth: Eine sehr große. Scans müssen gestochen scharf sein, auch bei verblassten Texten oder kontrastreichen Vorlagen. Eine vollumfängliche, scannerinterne Bildoptimierung sorgt dafür, dass Texte automatisch lesbar und Bilder korrekt dargestellt werden – ohne dass das Personal nachträglich eingreifen muss. Das ist besonders wichtig, wenn Dokumente später rechtssicher archiviert oder einer Intelligenten Dokumentverarbeitung zugeführt werden sollen.

Krankenhaus-IT: Und wie sieht es mit Sicherheit und Compliance aus?

Unmuth: Schnittstellen, Treiber und Software sollten aus vertrauenswürdigen Quellen stammen, idealerweise aus Deutschland. Zudem ist es wichtig, dass ein Scanner TR-Resiscan-konform arbeitet, um die rechtlichen Anforderungen an die elektronische Patientenakte zu erfüllen. Und selbstverständlich dürfen sensible und vertrauliche Patientendaten nicht intern auf dem Scanner zwischengespeichert werden.

Krankenhaus-IT: Ihr Fazit?

Unmuth: Kliniken brauchen Scanner, die komplexe Dokumentenstapel zuverlässig verarbeiten, eine hervorragende Bildqualität liefern, leicht zu bedienen und zu warten sind, und in jeder Hardware- und Software-Umgebung performen. Wer auf diese Kriterien achtet, schafft die Basis für eine effiziente und fehlerfreie Digitalisierung von Patientenunterlagen.