SCAMAX® 6×1 ermöglicht den Scan anspruchsvoller Lieferscheine im Werk eines großen deutschen Automobil-Herstellers
In einer 360°-Lösung zur Erfassung und Verarbeitung von Lieferscheinen im Werk eines großen deutschen Automobil-Herstellers scheitern die zum Scannen eingesetzten Multifunktions-Geräte an Zustand und Beschaffenheit der Belege – und an übersehenen Heftklammern. Um das anspruchsvolle Belegmaterial zuverlässig und in höchster Bildqualität scannen zu können, ersetzt der Lösungsanbieter Konica Minolta die Multifunktions-Geräte durch einen echten Dokumentenscanner: den InoTec SCAMAX® 6×1. Dieser fügt sich nahtlos in das bestehende System ein, verarbeitet die Lieferscheine problemlos und steigert die Effizienz der nachgelagerten Prozesse um ein Zigfaches.
Das Projekt im Überblick
Kunde/Projektpartner: Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH
Projekt: Integration eines SCAMAX® 601cd (120 Blatt / Minute) in eine bestehende ECM-Lösung zur Erfassung und Verarbeitung von Lieferscheinen
Umfang: ein Dokumentenscanner SCAMAX® 601cd, Scan-Software SCAMAX® scan+
Herausforderungen: Integration in die kundenspezifische Infrastruktur; sehr anspruchsvolles Beleggut mit zahlreichen Heftklammern
Projektzeitraum: 8 Wochen vom Erstkontakt bis zur finalen Installation (Januar 2023 – März 2023)
Die Ausgangssituation:
Lieferscheine müssen taggleich gescannt werden
Im Werk des Automobilherstellers gehen täglich rund 600 Lieferscheine von Zulieferern ein. Diese müssen taggleich eingescannt werden, um in Tagesfrist als durchsuchbare PDFs im digitalen Archiv vorzuliegen. Die Scan-Vorbereitung und den Scan-Prozess leisten Werk-Mitarbeitende aus der Warenannahme. Die Umwandlung der Scans in PDFs und deren Übergabe an das digitale Archiv werden von einem Output Manager überwacht.
Das Problem:
Beschädigte Lieferscheine, dünnes Durchschlagspapier und übersehene Heftklammern überfordern die Multifunktionsgeräte
Die für den Scan eingesetzten Multifunktionsgeräte sind ihrer Aufgabe nicht gewachsen. Das liegt zum einen am Zustand und der Beschaffenheit der Lieferscheine: Viele sind zerknittert oder sogar beschädigt, und ihre Grammatur variiert stark. Das führt zu häufigen Störungen beim Papiereinzug und -transport. Zum anderen befinden sich derart viele, teilweise versteckte Heftklammern in den Lieferscheinen, dass ein vollständiges Entklammern in der Scan-Vorbereitung nicht gelingt. Die Folge: Übersehene Heftklammern verursachen immer wieder langwierige Geräte-Stopps und beschädigen die Multifunktionsgeräte teils schwer. Trotz eines verhältnismäßig geringen Tages-Volumens gelingt es so nicht, die Lieferscheine taggleich digital zur Verfügung zu stellen.
„Wir standen vor einer gut durchdachten 360°-Lösung, in der – angesichts des schwierigen Belegguts – der Scanprozess zum Nadelöhr zu werden drohte. Um unserem Kunden einen hocheffizienten und störungsunanfälligen Prozess zu ermöglichen, beschlossen wir, die Multifunktionsgeräte durch einen Produktionsscanner zu ersetzen. Als echter One-Stop-Shop unserer Auftraggeber ist es für uns selbstverständlich, im Einzelfall auch Komponenten von Drittanbietern in unsere Lösungen zu integrieren, wenn es die Qualität der Lösung steigert.“
(Heiko Sehler, Pre-Sales Consultant, Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH)
Das Scanner-Anforderungsprofil:
Zuverlässiger Einzug und Papiertransport, einfache Bedienbarkeit, frühzeitige Heftklammer-Erkennung und Top-Bildqualität
Mit einem klaren Anforderungsprofil begibt sich Konica Minolta auf die Suche nach einem geeigneten Produktionsscanner: Der neue Scanner soll …
- heterogene Beleg-Stapel (bis A3) zuverlässig und sicher einziehen und durch den Scanner transportieren, insbesondere feines Durchschlagspapier.
- auch zerknittertes, beschädigtes und stark verschmutztes Beleggut zuverlässig verarbeiten.
- übersehene Heftklammern erkennen und stoppen, noch bevor die Klammern in den Papierlauf geraten und Schaden anrichten.
- einen frei zugänglichen Papierlauf aufweisen, damit ggf. gestaute Belege mühelos entnommen werden können.
- eine hervorragende Nutzer-Führung und Usability bieten, auch für ungeschultes Scan-Personal (vs. dedizierte Scan-Operatoren)
Die Scanner-Suche:
InoTec SCAMAX® oder Kodak Alaris?
Konica Minolta schlägt dem Automobil-Hersteller zwei Dokumentenscanner vor, die gemäß Herstellerangaben die Anforderungen erfüllen: ein etwas günstigeres Kodak Alaris Gerät und einen etwas hochpreisigeren InoTec SCAMAX® 601. Welcher Dokumentenscanner besser geeignet ist, soll in einer Teststellung vor Ort ermittelt werden: im Nahezu-Echtbetrieb, durch Werks-MitarbeiterInnen.
Die Teststellung:
Der InoTec SCAMAX® 6×1 ist seinem Wettbewerber haushoch überlegen
Beide Geräte werden in das bestehende System integriert und ausgiebig getestet. Das Ergebnis ist eindeutig: Nur der SCAMAX® wird den Anforderungen in der Praxis gerecht und ermöglicht fehlerfreies Scannen. Sein Metalldetektor am Einzug erkennt Heftklammern, noch ehe sie in den Papierlauf geraten, während die auditive Heftklammererkennung des Kodak Alaris meist erst zu spät greift. Zudem bietet der SCAMAX® eine Doppelblatterkennung, einen papierschonenden geraden Papierdurchlauf und die Verarbeitung von langen DIN A3plus-Formaten. Besonders punktet der SCAMAX® mit seiner Nutzerfreundlichkeit, allen voran der visuellen Menüführung auf dem großen Touch-Display. Diese ermöglicht es den MitarbeiterInnen bereits nach einer zweistündigen Einweisung, nicht nur mühelos zu scannen, sondern auch kleinere Störungen wie z.B. Papierstaus schnell zu beheben.
„Die Teststellung verlief derart eindeutig, dass der Kunde keine Sekunde zögerte, den hochpreisigeren SCAMAX® zu ordern. Der SCAMAX® 6×1 konnte in allen Belangen überzeugen. Klar, das Tagesvolumen von nur rund 600 Belegen pro Tag mag ihn durchsatztechnisch etwas unterfordern. Aber der Kundennutzen eines Premium-Scanners liegt eben nicht ausschließlich in seinem Durchsatz, sondern auch und vor allem in seiner Zuverlässigkeit und Anwenderfreundlichkeit.“
(Heiko Sehler, Pre-Sales Consultant, Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH)
Die Hardware-Lösung:
Über den SCAMAX® 6×1
Der SCAMAX® 6×1 ist kompakt wie ein Tischgerät, aber scannt mit der Power und dem Leistungsvermögen eines Hochleistungs-Scanners: schneller, ausdauernder und zuverlässiger als je ein Scanner seiner Größe vor ihm. Entwickelt für den 24/7-Betrieb und zu 100 Prozent in Deutschland gefertigt, setzt er Maßstäbe bei Dokumentendurchsatz, Scan-Qualität, Prozesseffizienz und Benutzerfreundlichkeit. So meistert er wiederkehrende oder fortlaufende großvolumige Scan-Projekte bequem per Knopfdruck: vom Posteingangs-Scan über die Archivierung bis hin zur gewerblichen Scan-Dienstleistung.
Die Software-Lösung:
SCAMAX® scan+ ist kompatibel mit der bestehenden Installation
Als Scanclient kommt InoTecs SCAMAX® scan+ zum Einsatz. Der kosteneffiziente Premium-Scanclient im vertrauten Office-Design macht alle Scanner-Funktionen auch bei voller Scan-Geschwindigkeit verfügbar, kann problemlos in bestehende Dokumenten- und Content-Management-Systeme eingebunden werden, und harmoniert bestens mit der vom Automobil-Hersteller verwendeten Kofax-Lösung.
Inbetriebnahme und Projektabschluss:
In nur 10 Tagen von der Teststellung zum Echtbetrieb
Mit dem SCAMAX® Dokumentenscanner und der zugehörigen Scansoftware sind die letzten Bausteine für eine ebenso effiziente wie qualitative 360°-Lösung zur Erfassung der Lieferscheine gefunden und eingebunden. So kann – nur 10 Tage nach Beginn der Teststellung – die Inbetriebnahme der Scanstrecke erfolgen. Dazu passen die InoTec Mitarbeiter die Scan-Profile vor Ort für den Echtbetrieb an. Eine erweiterte Geräte-Einweisung ist angesichts der intuitiven Nutzerführung des SCAMAX® nicht mehr notwendig.
Das Kunden-Resümee:
„Heute wird binnen weniger Minuten höchst anspruchsvolles Belegmaterial gescannt – zuverlässig und in bester Qualität.“
„Mit der Integration der SCAMAX® Hard- und Software in die Erfassungs-Lösung unseres Kunden konnten wir dessen Projektziele nicht nur erreichen, sondern klar übertreffen. Der Kunde scannt heute zuverlässig in nur wenigen Minuten höchst anspruchsvolles Belegmaterial. Geräteausfälle gehören der Vergangenheit an. Gerätestopps – etwa durch übersehene Büroklammern oder beschädigte Lieferscheine – lassen sich binnen Sekunden beheben, ohne dass Dokumente zu Schaden kommen. Auch die Bildqualität der Scans ist nun deutlich besser, was zu besseren Erkennungsraten führt. Der kundenseitige Projektverantwortliche ist hochzufrieden und wirbt für die Konica Minolta Lösung mit den InoTec SCAMAX® Komponenten bei KollegInnen anderer Abteilungen und Werke.“
(Heiko Sehler, Pre-Sales Consultant, Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH)
Den kompletten Anwenderbericht können Sie hier als PDF herunterladen.
Recent Comments