Die BSB Steuerberatung GmbH geht komplett digital und digitalisiert ihr Aktenarchiv: mit einem (und dann zwei) SCAMAX® 6×1.
Die traditionsreiche BSB Steuerberatung GmbH sitzt auf einem Aktenberg von rund 120 Millionen Blatt Papier – und täglich kommen unzählige neue Dokumente hinzu. Um ihre überquellenden Archive zügig abzubauen und teuer angemietete Bürofläche einzusparen, installiert die BSB Steuerberatung GmbH eine zentrale Scanstelle. Das Herzstück: ein InoTec Dokumentenscanner SCAMAX® 631cd. Und weil der ebenso zuverlässig wie rentabel performt, bleibt es nicht lange bei einem.
Die neue zentrale Scanstelle mit dem InoTec SCAMAX® 6×1: So überzeugend und rentabel, dass direkt ein zweites Gerät gekauft wurde, um die positiven E ffekte zu verdoppeln.
Das Projekt auf einen Blick
Kunde: BSB Steuerberatung GmbH – Landwirtschaftliche Buchstelle
Projekt: Installation einer Zentralen Scanstelle zur Digitalisierung
der Tagespost und ca. 250.000 Aktenordnern
Umfang: erst ein, dann zwei SCAMAX® 631cd mit SCAMAX® scan+ und Servicepaket
Herausforderungen: alte Dokumente aus den 1960ern, Dokumententrennung nach OCR-Kriterien, studentisches Scan-Personal
Projektzeitraum: vier Wochen von Erstkontakt bis Lieferung
Der BSB Steuerberatung GmbH Unternehmenssitz in Münster
Die Ausgangssituation:
Dezentrale Digitalisierung mit Arbeitsplatzscannern. Immenser Platzbedarf für Altakten.
Als Westfalen-Lippes führende Steuerberatung für land- und forstwirtschaftliche Betriebe erhält die BSB Steuerberatung GmbH täglich tausende Verträge, Vereinbarungen und Bescheide. Diese gehen an den 24 Haupt- und Außenstellen ein und müssen dann zeitnah digitalisiert, verschlagwortet und nach bestimmten Kriterien im DMS abgelegt werden. Hierfür kommen zahlreiche Arbeitsplatzscanner unterschiedlicher Hersteller zum Einsatz. Das Scannen leisten die Mitarbeiter:innen selbst. Gemäß der 10-jährigen Aufbewahrungspflicht werden die Dokumente anschließend abgelegt, und erweitern so täglich einen Aktenbestand von bereits über 250.000 prall gefüllten Aktenordnern mit Dokumenten von 1960 bis heute. Dieser erstreckt sich über alle Dependancen und belegt dort teuer angemietete Bürofläche.
Das Problem:
Arbeitsplatzscanner verbrennen unfassbar viel Ressourcen. Und die Papier-Archive wachsen und wachsen.
Der dezentrale Scan-Ansatz mit zahlreichen Arbeitsplatzscannern erfüllt in keinerlei Hinsicht die Ansprüche, die die Verantwortlichen an ihre Akten-Digitalisierung stellen. Das schlägt sich auch in der Akzeptanz der Lösung bei den BSB Steuerberatung GmbH Mitarbeiter:innen nieder, deren Bereitschaft zu digitalisieren zusehends sinkt. Fünf Kritikpunkte fallen dabei besonders ins Gewicht:
- Ungenügender Durchsatz: Die Mitarbeiter:innen scannen zu wenig. An Arbeitsplätzen, wo extrem viel gescannt wird, ist die Störanfälligkeit zu hoch. Pro Tag werden zu wenige Dokumente digitalisiert. Oftmals liegen Unterlagen darum nicht rechtzeitig in digitaler Form vor.
- Hohe Kosten pro Scan: Die ineffizienten Prozesse und durchsatzschwachen Geräte binden zu viel Personal für zu lange Zeit. Das schlägt sich in hohen Kosten pro Scan nieder. Hinzu kommen ständig wiederkehrende Technikerkosten und Neuanschaffungen.
- Unzuverlässiger Papiereinzug: Die Arbeitsplatzscanner sind mit den gemischten Papierqualitäten manchmal überfordert. Die unterschiedlichen Formate und Grammaturen führen zu Doppeleinzügen und Staus. A3 Dokumente können am Arbeitsplatzscanner nicht verarbeitet werden.
- Schlechte Image-Qualitäten: Die verschiedenen Arbeitsplatzscanner erzeugen stark variierende Image-Qualitäten. Darunter leiden die nachgelagerten Prozesse.
- Mangelnde Features: Den Arbeitsplatzscannern fehlt es an wichtigen Funktionalitäten. Wiederkehrende Arbeitsschritte lassen sich nicht automatisieren, viele müssen manuell durchgeführt werden.
„Die dezentrale Digitalisierung des laufenden Aktenaufkommens lief bestenfalls schleppend, und unser Aktenaltbestand wuchs und wuchs. Beides kostete uns täglich bares Geld. Die Lösung konnte also nur lauten, eine zentrale Scanstelle mit einem echten Dokumentenscanner einzurichten, und so zwei Fliegen mit einer Klappe zu schlagen: Erstens, die Kosten pro Scan im Tagesgeschäft zu reduzieren. Und zweitens, die Voraussetzungen zu schaffen für die ersetzende Massendigitalisierung der Millionen von Altakten, die nicht mehr der haptischen Aufbewahrungspflicht unterlagen, aber unsere Büros verstopften und teure Mietfläche belegten.“
Karsten Janßen, IT/EDV, BSB Steuerberatung GmbH
Das Scanner-Anforderungsprofil:
Hoher Durchsatz. Einfache Bedienung. Zuverlässige Verarbeitung heterogener Stapel.
Im Zuge der Konzeption der zentralen Scanstelle entwickeln die Projektverantwortlichen ein detailliertes Anforderungsprofil an den Dokumentenscanner, der künftig das Herzstück der Scan-Lösung bilden soll: Er soll durchsatzstark sein und problemlos 200 Dokumente und mehr pro Minute in bester Image-Qualität scannen. Er soll auch schwierige und stark gemischte Papierqualitäten und -formate zuverlässig einziehen und verarbeiten: insbesondere Visitenkarten, Kassenbons, handgeschriebene Notizen, Finanzamtsformulare mit starker Färbung, Bauzeichnungen in DIN A3(plus), 160-Gramm-Kartonpapier sowie alte, zerknitterte und teils beschädigte Dokumente aus den 1960er Jahren. Zudem soll der Scanner intuitiv bedienbar sein und eine eindeutige Nutzerführung bieten, so dass er von studentischen Hilfskräften ohne Scan-Ausbildung bedient und nötigenfalls auch entstört und gewartet werden kann. Gescannte Dokumente soll der Scanner anhand von QR-Codes, Barcodes, Patchcodes und Worterkennung sortieren, sie mit digitalen Aufdrucken versehen und bei Bedarf soweit aufbereiten, dass nachgelagerte Prozesse optimal funktionieren.
„Nach einigen Erfahrungen mit Scanstationen im mittleren Preissegment wollten wir nicht einfach den nächstbesten Dokumentenscanner. Wir wollten ein erstklassiges, robustes Profi-Gerät, das produktiv scannt, zuverlässig Top-Ergebnisse liefert und auch im fordernden Zwei-Schicht-Betrieb problemlos und störungsfrei performt. Und: Wir wollten nicht nur einen Premium-Scanner, sondern auch einen Premium-Service: erreichbar, kompetent, deutschsprachig. Und im Fall der Fälle schnell vor Ort.“
(Karsten Janßen, IT/EDV, BSB Steuerberatung GmbH)
Die Scanner-Suche und der Test:
Eine Google-Suche (“Scanner Straße”). Ein Telefonat. Und ein ausgiebiger Test unter Nahezu-Echtbedingungen.
Zu Beginn ihrer Scanner-Suche haben die Verantwortlichen zwar noch keine Erfahrung mit Premium-Scannern. Ihre klar definierten Anforderungen ermöglichen jedoch eine sehr konkrete Google-Anfrage. So landen sie schnell bei den InoTec SCAMAX® Produktionsscannern der DATAWIN GmbH. Nur ein Beratungs-Telefonat später ist ein Demo-Termin vereinbart, bei dem die IT/EDV-Verantwortlichen die drei InoTec SCAMAX®-Modelle ausgiebig testen. Die Scan-Eigenschaften und die Handhabung der Scanner prüfen sie mittels eigens mitgebrachter, besonders anspruchsvoller Dokumentenstapel. Die Wahl fällt schließlich auf den SCAMAX® 6×1 in seiner leistungsstärksten Ausführung. Binnen weniger Tage fällt die Kaufentscheidung.
„Neben den einwandfreien Ergebnissen bei allen Testläufen und der einfachen Bedienung der SCAMAX® Scanner haben uns im Kaufprozess zwei Aspekte besonders beeindruckt: die unbedingte Made-in-Germany-Philosophie von InoTec/DATAWIN bei Hardware, Software und Service; und die exzellente und aufrichtige Beratung, in der uns klar dargelegt wurde, dass für unsere Zwecke der SCAMAX® 6×1 perfekt ist, obwohl wir auch bereit gewesen wären, in den deutlich teureren SCAMAX® 8×1 zu investieren.“
(Karsten Janßen, IT/EDV, BSB Steuerberatung GmbH)
Die Hardware-Lösung:
Die Dokumentenscanner-Durchsatz-Sensation SCAMAX® 631cd
Mit dem SCAMAX® 631cd entscheidet sich die BSB Steuerberatung GmbH für einen der leistungsstärksten und nutzerfreundlichsten Desktop-Scanner der Welt. Der Scanner ist TR-Resiscan-geeignet, scannt in Farbe und bester Image-Qualität (gemäß FADGI 3-Star und ISO 19264-1, B). Sein papierschonender Bandtransport führt auch schwierige Belege sicher durch den Scanner, die NoSCRATCH-Glasführungen schließen Geräteausfälle aufgrund zerkratzter Schienen aus. Seine Bedienung erfolgt über ein 18cm großes Farb-Touch-Display mit intuitiv bedienbarer Benutzer-Oberfläche und eindeutigen Volltext-Meldungen.
Perfekt für den Scan-Bedarf von Steuerberatungen und Steuerkanzleien: der Dokumentenscanner SCAMAX® 6×1 von InoTec
Die Software-Lösung: SCAMAX® scan+
Um die Nutzerfreundlichkeit ihrer Scan-Lösung zu optimieren und die besten Ergebnisse zu erzielen, entscheidet sich die BSB Steuerberatung GmbH für die InoTec Scan-Software SCAMAX® scan+. Die mehrsprachige Programmoberfläche im Office-Design bietet leicht verständliche Symbole, eine frei definierbare Schnellfunktionsleiste und eigene Shortcut-Einstellungen.
Die Scanner-Installation und Scan-Schulung:
Scanbereit in nur wenigen Stunden
Knapp drei Wochen später wird der SCAMAX® Produktionsscanner nach Münster geliefert und binnen weniger Stunden installiert. Die Experten von InoTec richten die erforderlichen Scan-Profile ein. Anschließend werden die Student:innen eingewiesen, die den Scanner und die Scan Software künftig in Teams von zwei bis drei Personen bedienen sollen. Nach nur vier Stunden können die Student:innen das Scansystem selbständig bedienen. Die Experten von InoTec geben noch einige wertvolle Tipps zur Scan-Vorbereitung und Scanner-Pflege, und schon kann die „Mission Digitalisierung“ starten.
„Wir waren beeindruckt, wie schnell unser studentisches Team befähigt wurde, selbständig hochproduktiv zu scannen. Hier kommen die hohe Nutzerfreundlichkeit und die intuitive Bedienung der SCAMAX® Scanner und Software voll zum Tragen. In der Regel bereitet eine Hilfskraft die Dokumente vor – entfernt also Büro- und Heftklammern und ersetzt die Papierregister durch QR Codes. Die zweite Hilfskraft legt die Dokumente dann an und scannt sie. So können wir mit vier bis sechs Student:innen einen echten Zwei-Schicht-Betrieb fahren.“
(Karsten Janßen, IT/EDV, BSB Steuerberatung GmbH)
Das Kunden-Resümee:
„Wir haben uns direkt noch einen SCAMAX® gekauft.“
„Der SCAMAX® ist seit Tag 1 im Dauereinsatz und überzeugt auf ganzer Linie. Die Arbeitszeit, die wir mit ihm einsparen, ist enorm: Mit nur einem Gerät scannen wir heute in einer Stunde, wofür wir früher einen Tag gebraucht haben. Das Ampelsystem und die Volltextmeldungen machen die Bedienung sehr einfach. Und auch die Shortcut-Einstellungen für wiederkehrende Tätigkeiten am Scan-PC sind eine große Erleichterung. Der Abbau unserer Papierarchive schreitet so schnell voran, dass wir mancherorts die Archivfläche bereits auf ein Fünftel reduzieren konnten. V.a. bei der Neuanmietung von Büroräumen sparen wir so signifikant Mietausgaben. Kurzum: Der Scanner performt so überzeugend und so rentabel, dass wir uns direkt noch einen gekauft haben, um die positiven Effekte zu verdoppeln.“
(Karsten Janßen, IT/EDV, BSB Steuerberatung GmbH)
Den kompletten Anwenderbericht können Sie hier als PDF herunterladen.
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