In vielen Kommunen und Landesbehörden befinden sich große Aktenbestände. Diese zu digitalisieren, bietet große Optimierungspotenziale.
Für diese Aufgabe ist das InoTec Scansystem SCAMAX 8×1 geeignet. Es digitalisiert Belege mit einer Geschwindigkeit von bis zu 300 Blatt pro Minute (600 Images) bei 300 dpi. Dabei werden die verschiedensten Dokumentenarten schnell und in höchster Qualität erfasst.
Bauakten im Fokus
Besonders beim Aktenscannen kommen die Produktvorteile des InoTec Hochleistungsscanners zum Tragen. Hier ist häufig heterogenes Beleggut anzutreffen. Dieses ist effizient einzuscannen, ohne dass es zu Stillstandszeiten kommt. Zwei Best Practices aus dem Kommunalbereich zeigen die Leistungsfähigkeit des InoTec Scansystems. Ein großer deutscher Scandienstleister, die SAGA Hard- & Software GmbH, setzt die InoTec Scanner für Kundenprojekte in der öffentlichen Verwaltung ein.
Für eine große Stadt im Ruhrgebiet werden mit dem SCAMAX 8×1 zirka 20.000 Bauakten elektronisch erfasst. Auf diese Weise sind nach Projektabschluss ungefähr zwei Millionen Blatt Papier digital verfügbar. SAGA digitalisiert zudem für eine Kreisverwaltung aus Rheinland-Pfalz zirka 15.000 Bauakten, die ungefähr eine Million Blatt Papier enthalten. Das Beleggut besteht aus Dokumenten in den unterschiedlichsten Formaten und Stärken bis A3. Das Ergebnis bringt für die alltägliche Aktenführung große Vorteile. So lassen sich gezielte Informationen aus den Akten mit wenigen Mausklicks beschaffen.
Innovativ und ergonomisch
Die einzigartige Verarbeitungsgeschwindigkeit des SCAMAX 8×1 ist das Ergebnis innovativer Scantechnologien. So erfolgt die Belegumlenkung beim SCAMAX 8×1 in einem großen Radius, um das Papier so wenig wie möglich zu beanspruchen. Der Scanner setzt zudem ein Spezialglas im Scanbereich ein, das als besonders kratz- und bruchsicher gilt.
Damit können auch Heftklammern dem Gerät nichts anhaben. Um kontinuierliches Arbeiten am Scanner zu ermöglichen, haben die InoTec Ingenieure einen Doppelanlage-Tisch entwickelt, der aus zwei Fächern mit je 1.000 Blatt Fassungsvermögen besteht. Während aus einem Anlagefach abgearbeitet wird, lässt sich das zweite bereits mit neuen Dokumenten bestücken. Der Anlagetisch lässt sich motorisch höher verstellen. So kann der InoTec Scanner je nach Bedarf im Stehen oder im Sitzen bedient werden, was ein ergonomisches Arbeiten ermöglicht.
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