Die Qualität der Scanstrecke ist entscheidend
Elektronisches Archiv und digitale Patientenakte optimieren in Kliniken und Krankenhäusern die Prozesseffizienz und erleichtern die maßgeschneiderte Behandlung der Patienten. Wie wichtig hierfür die Ausstattung der Scanstrecke ist, zeigt das Beispiel des Universitätsklinikums Greifswald.
Die Ausgangslage:
Keine durchgängige Informations-Struktur und hohe Archivkosten.
2008 beschließt das Universitätsklinikum Greifswald, auf die digitale Patientenakte umzustellen. Der Gesundheitsdienstleister hat gleich zwei gute Gründe, seine Patientendaten zu digitalisieren: Mitarbeiter und Patienten sollen schneller an alle benötigten Informationen gelangen. Und die Archivierungskosten sollen gesenkt werden.
Grit Czerwinski, Leitung Multiprojektmanagement IT: „Zentrale Ziele waren zum einen die Etablierung einer durchgängigen, einheitlichen Informations-Infrastruktur, die einen zeitnahen Zugriff ermöglicht. Zum anderen sollten der Stauraum unseres Zentralarchivs entlastet und damit die hohen Kosten einer Langzeitarchivierung von Papierdokumenten deutlich reduziert werden.“
Die Herausforderungen:
Schwieriges Beleggut. Mitarbeiter als Scanpersonal. Und höchste Ansprüche an Durchsatz, Bildqualität und Rechtssicherheit.
Zur Digitalisierung der Patientenakten richtet das Zentralarchiv eine eigene Scanstrecke ein. Das Scannen der Dokumente sollen die Mitarbeiter leisten. Auch, weil sie das Aktenmaterial und die verschiedenen Dokumenttypen am besten kennen.
Grit Czerwinski: „Das Know-how der eigenen Mitarbeiter ist für uns unersetzlich. Indem wir die Akten vor dem Scanvorgang selbst aufbereiten, schaffen wir die Voraussetzung für einen effizienten Scanvorgang und sorgen für eine hohe Aktenqualität.“
Insgesamt ergeben sich 5 zentrale Anforderungen an die Scanstrecke:
- Die eingesetzten Dokumentenscanner müssen einfach und intuitiv bedienbar sein: sowohl im Scan-Betrieb als auch in der Wartung.
- Die Scanner müssen gemischtes Beleggut sicher einziehen und verarbeiten: sehr dünne Notizblätter, Briefe, Röntgenbilder, CT-Bilder und EKG-Streifen von bis zu 60 cm Länge.
- Der Scanprozess muss zeiteffizient sein: Die täglich angelieferten Patientenakten müssen taggleich ins DMS.
- Die Bildqualität der Scans muss hervorragend sein, damit die nachgelagerte Texterkennung und die Verschlagwortung auf Dokumentenebene fehlerfrei gelingen. Auch bei bis zu 30 Jahre alten, bereits verblassten Patientenakten mit sehr klein geschriebenen Werten und handschriftliche Notizen.
- Das Scanverfahren muss rechtskonform und ersetzend sein: Damit das Klinikum die gescannten Originale entsorgen kann und trotzdem für eventuelle Beweisfälle gewappnet ist.
Der 1. Versuch:
Vermeintlich günstiges Scansystem scheitert.
Das Universitätsklinikum Greifswald setzt zunächst ein niederpreisiges Scansystem ein. Dieses erweist sich im Praxisalltag als nur bedingt tauglich. Ein erheblicher Teil der Dokumente muss einzeln von Hand eingeschoben werden, eine zeitsparende Stapelverarbeitung ist kaum möglich.
Grit Czerwinski: „Immer wieder kam es zu Stillstandzeiten aufgrund unsauber eingezogener Belege. Diese konnten bis zu zwei Tage dauern, was für uns inakzeptabel war.“
Die Plastik-Komponenten und die Kunststoff-Papierführung der Scangeräte werden vom Desinfektionsmittel angegriffen. Häufig müssen Scan-Komponenten ausgetauscht werden. Das führt zu steigenden Kosten für Service und Wartung. Auch die Image-Qualität entspricht nicht den Projektanforderungen.
Der 2. Versuch:
Der Dokumentenscanner SCAMAX® 4×3 übernimmt und überzeugt.
Auf Empfehlung des IT Beratungs- und Systemhauses eHealthOpen installiert das Zentralarchiv einen InoTec Scanner der SCAMAX® 4×3-Serie und testet ihn intensiv im täglichen Praxisbetrieb.
Grit Czerwinski: „Auf den ersten Blick lag der Einzelpreis des InoTec Scansystems höher als beim bisherigen Gerät. Dies änderte sich jedoch in der Gesamtkostenbetrachtung.“
Der SCAMAX® Scanner ermöglicht eine fortlaufende Digitalisierung ohne Stillstandzeiten. Kostenintensive Techniker-Einsätze entfallen. Die Reinigung können die Scan-Operatoren selbständig durchführen. Der Scanner lässt sich ohne einen erhöhten Verbrauch von Verschleißteilen keimfrei halten: Die Papierführung im Scanbereich erfolgt glaslos. Teile des Papiertransports – etwa das Bandsystem – können unkompliziert mit einem Tuch desinfiziert werden. Die Qualität der digitalisierten Images ist deutlich höher. Die OCR-Erkennungsrate steigt signifikant. Und damit auch die Akzeptanz der digitalen Patientenakte unter den Mitarbeitern.
Das Ergebnis:
Effizientes ersetzendes Scannen. Ein digitales Archiv. Und ein zweiter SCAMAX®.
Mittlerweile ist im Zentralarchiv ein zweiter SCAMAX® Scanner im Einsatz. Täglich treffen ca. 40 Aktenkoffer mit rund 500 Patientenakten im Zentralarchiv ein. Alle werden noch am gleichen Tag elektronisch erfasst. Das sind im Schnitt 8.000 Seiten pro Scanner.
Grit Czerwinski „Zwei SCAMAX® Scanner leisten heute die gleiche Arbeit wie vorher vier Konkurrenz-Geräte.“
Barcode-Blätter ordnen die Dokumente der definierten Aktenstruktur zu. Insgesamt gibt es 11 Register und ein Checkblatt: z.B. „Arztbriefe/Abschlussberichte“, „Bilderzeugende Diagnostik“ oder „Labor“. Die einheitliche Struktur erleichtert das Wiederfinden einzelner Dokumente. Der entsprechende Patient wird über eine Fallnummer zugeordnet, die als Barcode auf das Deckblatt jeder Patientenakte geklebt wird.
Alle erfassten Dokumente werden einer Qualitätskontrolle unterzogen und anschließend signiert. Dazu bestätigt der Scan-Operator mit seiner persönlichen elektronischen Signatur die Übereinstimmung zwischen Papierbeleg und elektronischem Abbild. Um höchste Rechtssicherheit zu gewährleisten, kommt bei einem Teil der Dokumente eine qualifizierte elektronische Signatur zum Einsatz. Sie macht digitale Dokumente auch für solche Anwendungen rechtskräftig, in denen das Gesetz eigentlich die Schriftform auf Papier verlangt.
Am Ende des Erfassungsprozesses landen die Belege im Dokumentenmanagement-System, wo die revisionssichere Archivierung erfolgt. Alle Verfahrensschritte folgen den strengen Vorgaben des Praxisleitfadens der Deutschen Gesellschaft für Medizinische Informatik, Biometrie und Epidemiologie (GMDS) e.V., Arbeitsgruppe „Archivierung von Krankenunterlagen“.
Bei der Konzeption und Umsetzung der Verfahrensschritte zum ersetzenden Scannen wurde das Universitätsklinikum Greifswald durch eHealthOpen beraten.
Das Kunden-Resümee:
Erwartungen voll und ganz erfüllt. Hohe Akzeptanz der digitalen Patientenakte.
Grit Czerwinski: „Nachdem wir die Scanner-Infrastruktur umgestellt haben, wurde die Qualität der digitalen Patientenakte verbessert und die Arbeitsabläufe für den Scan-Operator optimiert.“
Die hohe Bildqualität der elektronischen Dokumente und das einfache Abrufen der Belege haben zu einer hohen Akzeptanz innerhalb des Universitätsklinikums geführt. Über das Krankenhaus-Informationssystem können berechtigte Mitarbeiter benötigte Dokumente im elektronischen Archiv aufrufen. Der schnelle Zugriff auf Laborwerte, Computer-Tomografien oder Röntgenbilder ist durchgängig sichergestellt. Das erleichtert die Arbeit der Ärzte und erhöht die Behandlungsqualität für die Patienten.
Universitätsklinikum Greifswald
Die Ursprünge des Universitätsklinikums Greifswald lassen sich auf die Errichtung einer ambulatorischen Klinik in der Greifswalder Innenstadt im Jahre 1794 zurückführen. Heute versorgt es mit knapp 1.000 Betten und rund 4.400 Mitarbeitern jährlich etwa 169.000 Patienten, davon über 36.000 stationär. Das Klinikum gliedert sich in 21 Kliniken und 19 Institute. Es ist zugleich Krankenhaus der Maximalversorgung sowie Universitäts- und Stadtkrankenhaus und erbringt daher einen hohen Anteil an Leistungen der Grund- und Regelversorgung.
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