Steuerberatungsgesellschaft führt digitale Mandantenakte ein
Steuerberatungsgesellschaften müssen immense Dokumentenmengen bewältigen: Unzählige Akten, Rechnungen und Belege müssen gebucht, ausgewertet, teils archiviert und an die Mandantschaft zurückgeschickt werden. Ein Großteil dieser Dokumente sind Kopien, denn nur selten schicken Mandanten Originalbelege. Das ist zum einen Papierverschwendung. Zum anderen belastet es die Steuerberatungsgesellschaften, die in den Papiermassen zu versinken drohen. Die Steuerberatungsgesellschaft MR&P hat für dieses Problem eine einfache Lösung gefunden: Scannen. Und zwar professionell.
Die Ausgangslage:
Zu viel Papier. Zu hohe Kosten. Und ungenütztes Software-Potenzial.
Die Steuerberatungsgesellschaft Mevißen Reuter und Partner erkennt früh die Gefahr, die große Papieraufkommen für effiziente Geschäftsabläufe darstellen. Darum stellt sie die Prozesse in ihrem Hause auf den Prüfstand. Drei zentrale Fragen leiten sie dabei:
- Wie können wir unserer Mandantschaft ihre Buchhaltung und das Handling ihrer Belege erleichtern?
- Wie können wir unsere Softwarelösung in den Prozess einbinden?
- Wie sichern wir die Effizienz der Prozesse?
Die Idee:
Scannen – und das Software-Potenzial voll ausschöpfen.
Birgitt Reuter, Partnerin MR&P: „Mit der Möglichkeit, die uns „DATEV Unternehmen Online“ bietet, jeden Buchungssatz direkt mit dem zugehörigen Beleg zu verknüpfen, kam uns die Idee, die Belege unserer Mandanten zuerst zu scannen, bevor diese gebucht werden.“
Sind die Belege gescannt, gebucht und verknüpft, vervielfacht die Online-Software die Effizienz der Prozesse und entfaltet ihr gesamtes Potenzial: Die Mandanten erhalten eigene Zugänge. So können sie ihre Konten und alle eingereichten Belege jederzeit abrufen, betriebswirtschaftliche Auswertungen einsehen und Rechnungen direkt über die Software begleichen. Gleichzeitig bleiben die Steuerberater zu jedem Zeitpunkt auskunftsfähig.
Die Herausforderung:
Belastungsspitzen überfordern den Scanner.
Um die eingehenden Belege zu digitalisieren, benötigt MR&P einen besonders leistungsstarken Scanner. Denn die Mandanten reichen ihre zu buchenden Belege immer nahezu zeitgleich bei ihren zuständigen Sachbearbeitern ein – nämlich jeweils zum Monatsende. Dann müssen in kürzester Zeit unzählige Belege gescannt und gespeichert werden.
Birgitt Reuter: „Zunächst haben wir versucht, die rund 10.000 Belege pro Monat mit einem handelsüblichen Durchzugsscanner zu scannen. Wir bemerkten jedoch relativ schnell, dass dieser Scanner durch die Masse und die Beschaffenheit der Belege an seine leistungstechnischen Grenzen kam.“
Die ersten Scanerfahrungen mit Arbeitsplatz-, Abteilungs- und Multifunktionsscannern führen schnell zur Erkenntnis, dass ein professioneller Dokumentenscanner benötigt wird. Das Anforderungsprofil ist klar definiert:
- Der Scanner muss den Belastungsspitzen gewachsen sein: Er muss Dokumentenvolumina im fünfstelligen Bereich binnen weniger Tage digitalisieren können.
- Der Scanner muss verschiedenste Belegsorten gleichzeitig verarbeiten können: Din A4 Dokumente, Rechnungen, Quittungen, Durchschläge und viele mehr.
- Der Scanner muss auch zerknitterte und beschädigte Belege sicher einziehen und transportieren: zum Beispiel Bewirtungsbelege, die über Wochen im Portmonee aufbewahrt wurden.
- Der Scanner muss sich problemlos in die DATEV Lösung einbinden lassen.
Die Lösung:
MR&P testet einen professionellen Produktionsscanner: den SCAMAX® 4×3. Dieser erfüllt alle Anforderungen an hochwertiges Scan-Equipment: Der SCAMAX® 4×3 scannt schnell, ausdauernd und erzielt hohe Durchsätze. Er bietet hervorragende Imagequalität und ist leicht zu bedienen. Die Einbindung in DATEV ist unkompliziert. Zudem ist der Scanner ist äußerst robust, einfach zu reinigen und zu warten und erzeugt nur geringe Betriebskosten – bei hoher Lebensdauer. Sein Hersteller, die deutsche InoTec GmbH Organisationssysteme, verfügt über ein leistungsstarkes Servicenetz und unterstützt ihre Kunden telefonisch via Live Support oder direkt vor Ort.
Das Ergebnis:
Der SCAMAX® 4×3 hält, was er verspricht. Die MR&P Steuerberatungsgesellschaft integriert ihn in ihre Hardware- und Software-Struktur und beherrscht nun die monatlichen Belastungsspitzen beim Scannen ohne Probleme. Ihre Prozesseffizienz verbessert sich deutlich, ebenso die Kunden-Experience ihrer Mandantschaft.
Die Steuerberatungsgesellschaft Mevißen Reuter & Partner ist eine mittelgroße Steuerberatungskanzlei aus Hürth bei Köln. 1994 gegründet, steht die MR&P Ihren Mandaten mit einem umfassenden Leistungsangebot für Unternehmen, Existenzgründer und Privatpersonen, stets zur Seite. Engagiertes Handeln ist dabei ein zentraler Bestandteil der Leistungen. Eine offene und ehrliche Kommunikation mit den Mandaten ist für die Steuerberatungsgesellschaft ebenso selbstverständlich, wie der diskrete und vertrauensvolle Umgang mit deren Daten. Zusammen mit langjährigen Kooperationspartnern bietet die Steuerberatungsgesellschaft ein umfassendes Leistungsspektrum in den Bereichen Steuerberatung, betriebswirtschaftliche Beratung und Wirtschaftsprüfung an.
Kontakt:
Mevißen Reuter & Partner Steuerberatungsgesellschaft, Brabanter Platz 1, 50354 Hürth, E-Mail: info@mrp-steuern.de
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